O livro que mudou minha vida

Já sentiu como se sua mente fosse uma aba de navegador com 47 guias abertas, todas carregando, todas importantes com mil coisas pra fazer ao mesmo tempo?

Quero ter um papo leve e honesto com você sobre sobrecarga mental, ansiedade e clareza (e como encontrei um método num livro que me ajudou a lidar com tudo isso).

Essa semana rolou um meme na internet e eu vi centenas de pessoas compartilhando a imagem abaixo:

Como diz o ditado, “uma imagem vale mais do que mil palavras”.

E talvez por isso ela tenha sido compartilhada por tanta gente. Porque a sensação de sobrecarga, de ter mil abas abertas na mente e nenhuma clareza pra agir, é mais comum do que parece…

E claro, como a boa curiosa que sou, fui ler os comentários desse post.

Fui observar como as pessoas estavam reagindo a essa imagem e o que diziam sobre essa bagunça silenciosa que tanta gente carrega por dentro:

E não é só uma sensação…

Vi um estudo global da Asana que mostra que 62% das pessoas dizem que passam mais tempo “gerenciando o trabalho” (tentando entender o que fazer, como priorizar, definir próximas ações) do que de fato executando o que precisa.

O volume de informação que a gente recebe hoje é surreal: são cerca de 34 GB por dia, o equivalente a 100.000 palavras entrando pela nossa cabeça, todos os dias 😱

O problema?

Nosso cérebro não foi feito pra armazenar tudo isso (o David Allen já disse isso no livro)…

A ciência também já mostrou que a memória de trabalho, aquela parte da mente que usamos no dia a dia pra lembrar o que temos que fazer, consegue manter apenas de 3 a 5 itens por vez. Mais do que isso... entra o caos mental.

E aí entra a ansiedade, a paralisia, a sensação de que estamos sempre atrasadas e com a cabeça “cheia de abas abertas".

Foi tentando sair desse ciclo que encontrei um método anos atrás. Um livro.

Hoje eu vou falar sobre esse livro, vou contar sobre um que mudou a minha forma de pensar e de agir, que de algum jeito transformou meu dia e diminuiu minha ansiedade.

Eu brinco que depois da Bíblia ele foi o livro que mais causou transformações em mim.

Ahh! Dei ênfase em transformou e diminuiu, porque ele de fato transformou meu jeito de pensar, mas acho que é legal falar que o livro por si só não vai te fazer uma máquina da produtividade que meu Deus agora vai sair sendo o rei ou rainha das tasks.

Esse método NÃO é sobre produtividade tóxica, fazer mais ou virar um robô de tarefas!

É sobre clareza. É sobre alívio. É sobre conseguir viver e trabalhar com mais leveza, sem carregar tudo sozinha na cabeça.

É um convite pra você pensar sobre como usar a sua mente para tirar as coisas da sua mente.

Vou te contar toda minha experiência após ler e aplicar, mostrar na prática como eu uso e espero que isso te dê insights por aí pra encontrar um caminho que faça sentido pra te trazer mais clareza no dia a dia também.

Vem ver:

Método não é milagre, é caminho e possibilidade

Esse livro foi a resposta mais assertiva que encontrei.

Não porque prometia soluções mágicas, mas porque me ofereceu estrutura em meio ao caos e um caminho simples e seguro pra seguir.

Não é o único método que existe, mas foi o que escolhi e que a gente usa como base do nosso trabalho aqui no Planning is Cool.

Ele literalmente me ensinou como usar minha mente pra tirar as coisas da minha mente e saber “onde” encaixar as coisas que ocupam espaços internos aqui, me trazendo mais paz mental.

Quero compartilhar sobre isso com você agora e antes de seguirmos te contar que ele pode te ajudar na vida no geral, não só no trabalho. 

Até porque eu Duda não acredito em “vida pessoal”, “vida profissional”, “vida sei lá o que…”

Já vi muita gente “departamentalizando a vida", mas a real é que tudo acontece tudo junto e misturado e por isso quando você tá doente, por exemplo, impacta no todo.

Temos apenas uma vida e tá tudo acontecendo ao mesmo tempo, pra gente não surtar (tanto) eu realmente acredito que esse livro e o método apresentado nele podem nos ajudar (e como!)

E surtar, infelizmente, não é exagero…

Segundo a OMS (Organização Mundial da Saúde), o Brasil é o país mais ansioso do mundo, com quase 10% da população diagnosticada com transtorno de ansiedade (se não acredita, dá um Google).

E isso sem contar os milhões de pessoas que não têm diagnóstico formal, mas vivem em modo de alerta constante, tentando equilibrar demandas, expectativas e notificações.

Sabe, é bem comum eu receber algumas mensagens com as seguintes perguntas:

• “Duda, como você se organiza no dia a dia?”

• “Como você sabe o que priorizar?”

• “Como você dá conta de tudo”?

• “Qual a melhor ferramenta, o que recomenda?”

E essas perguntas muitas vezes são acompanhadas de conversas e normalmente a pessoa me diz o seguinte:

• “Não sei COMO organizar o que preciso”

• “Não sei COMO me planejar”

• “Não sei COMO escolher o que fazer no dia a dia”

• “Tô com tanta coisa na minha cabeça… COMO eu sei por ONDE começar?”

Eu mesma já passei por inúmeros momentos assim, mas graças a Deus encontrei nesse livro anos atrás uma resposta pra muitas perguntas que me acompanhavam e até hoje posso dizer que ele me ajuda a ter uma vida melhor e com menos ansiedade.

E eu não tô aqui num lugar de “nossa, faça o que eu faço”, eu tô aqui num lugar de assumir que sem um método como GTD ou sem organização eu não sei como eu conseguiria viver, sério 😅

Tem muita coisa na minha mente e se eu não tivesse encontrado como esvaziá-la, nem sei como eu estaria hoje.

Então, eu faço isso por mim, pra que eu possa ter uma vida melhor, o GTD alivia minha ansiedade, ele me deu um caminho.

Por isso esse é um livro que mudou minha vida, é tão precisoso e hoje escolhi falar sobre ele com você💙

Pra começar:

A penseira de Dumbledore.

Não, o GTD não fala sobre a penseira kkk, mas eu achei que seria a melhor forma de ilustrar o que ele vai te ajudar a fazer.

Quem já leu ou assistiu Harry Potter deve lembrar da penseira do Dumbledore, é um objeto mágico onde ele puxava os próprios pensamentos com a varinha e os guardava num recipiente profundo e misterioso, só pra poder revisitá-los depois com mais calma e clareza.

Aquilo sempre me fascinou e desde a primeira vez que vi a cena eu ficava:

MEU DEUUUS, JÁ PENSOU TER MINHA PRÓPRIA PENSEIRA? 😱🤩 (quem nunca)

Porque quando a mente tá cheia, parece que tudo se embaralha…e ter um lugar pra “organizar os pensamentos” seria incrível, parecendo mágica!

Já aconteceu com você?

Você tenta pensar em algo importante, mas vem outra coisa, e depois outra, e mais uma notificação no celular, e aí você lembra de um boleto, um prazo, uma conversa mal resolvida, um compromisso que esqueceu… e de repente já não sabe mais o que era urgente, o que era importante, o que era só ruído.

A mente vira um campo de batalha e a gente sempre fica cansado(a) depois dessa luta.

Foi aí que o método GTD entrou na minha vida como uma penseira prática. 

Um jeito de, mesmo sem varinha, tirar da cabeça tudo o que está ocupando espaço demais e colocar num lugar confiável, organizado e acessível.

Porque aqui vai uma verdade: não é a quantidade de coisas que temos pra fazer que nos paralisa. É o fato de não sabermos onde colocar cada uma delas e tudo ficar junto e misturado e a gente tendo que fazer mil coisas, é aí que o desespero vem.

E é isso que o GTD faz: ensina a criar um sistema fora da mente pra aliviar o que está dentro.

A mente deixa de ser um depósito com 47 mil abas abertas e volta a ser o que deveria ser: um espaço criativo, livre e estratégico.

O que é o método GTD

O método GTD (Getting Things Done) foi criado pelo David Allen, pra mim vai muito além da produtividade. Ele é, na verdade, uma forma mais gentil e inteligente de lidar com a vida.

Esse método foi construído com base na ideia de que:

E eu amo essa frase porque sou uma pessoa criativa e quando li fez total sentido, se eu ficar ocupando a minha mente com todas as “abas abertas”, vou criar como?

É por isso que o GTD fala sobre termos um sistema de organização mental e prática que te ajuda a tirar as coisas da cabeça, dar nome ao que precisa ser feito e criar um fluxo que te traz mais clareza, leveza e paz.

E pra mim, o David conseguiu criar algo que literalmente pode ser duplicado, encaixado na rotina independente do papel que a pessoa executa, não é só sobre gestão, é sobre ser humano.

E quando você tenta carregar tudo dentro da cabeça — tarefas, ideias, cobranças, demandas, sonhos, pendências — acaba ficando sobrecarregada e ansioso(a), mesmo sem perceber.

É literalmente criar a tua própria penseira do Dumbledore, um lugar onde você vai esvaziar a sua mente seguindo um fluxo e sabendo melhor como gerenciar todos esses pensamento juntos e misturados.

O que vai onde? Como faz o que? Por onde começar?

Bom, o GTD me ensinou tudo isso e hoje eu quero te mostrar como aplico esse método na prática.

Talvez você já conheça e essa leitura sirva como um bom lembrete… ou até te ajude a ver, na real, como eu uso ele no meu dia a dia.

Ou talvez essa seja sua primeira vez ouvindo falar sobre o GTD.

E, se for, espero de verdade que ele seja tão útil pra você quanto tem sido pra mim trazendo mais clareza nos dias confusos e um pouco mais de paz em meio ao caos.

Eu entendi com GTD que se não tenho clareza, tá tudo na minha cabeça ou desorganizado, então preciso:

🧠 Esvaziar a mente
📦 Saber onde guardar cada informação
🔁 Ter uma rotina pra manter essa organização viva
👀 Consultar esse sistema pra saber o que fazer agora

E ele me ensinou como fazer isso através de 5 passos simples, mas super eficientes vou te mostrar quais são:

Os 5 passos do GTD

Depois de estudar o método e começar a aplicar no meu dia a dia, senti que precisava visualizar o processo de um jeito mais meu.

Algo que me ajudasse a entender, de forma prática, como cada etapa funciona na vida real com os elementos, contextos e ferramentas que eu realmente uso.

Então eu fiz o que sempre faço quando quero clarear algo:
peguei papel, caneta e comecei a desenhar (sim, eu ainda faço isso kkk) e me ajuda entender/pensar melhor.

Rabisquei, conectei, escrevi observações, testei caminhos...
E esse desenho virou uma espécie de “mapa mental” que me guia até hoje.

É simples, mas é verdadeiro.
E me lembra que produtividade de verdade tem mais a ver com clareza e leveza, do que com pressa e cobrança.

Rabiscos à parte, o GTD tem 5 passos principais e eles são a base desse fluxo:

1. Capturar

Pego todas as coisas que estão dentro da minha mente (as 47 abas abertas hahaha) + as coisas que chegam até a mim no dia a dia e coloco tudo numa página do Notion chamada “Caixa de Entrada”. É ali que eu esvazio a minha mente e é a "penseira da Duda”.

Faço isso pra liberar espaço mental e deixar a mente livre pra pensar, criar e tomar boas decisões igual o David ensina.

2. Esclarecer

Agora que a mente deu uma esvaziada, vem a segunda etapa: entender o que é cada coisa que eu capturei/escrevi.

Eu olho item por item da minha Caixa de Entrada no Notion e pergunto:
Isto aqui é o que? Existe alguma ação? Ou é só uma ideia, uma referência, uma coisa que não serve mais?

Se não exige ação, eu tomo uma decisão rápida:
→ Jogo fora/descarto, se não faz mais sentido.
→ Guardo como referência, se for algo que quero consultar depois.
→ Coloco na incubadora (minha lista de “algum dia/talvez”) se for algo que eu quero pensar com mais calma lá na frente.

Se exige ação, eu defino exatamente qual é a próxima ação concreta que eu posso executar.

Porque anotar “resolver o problema do financeiro” é vago. Agora, “agendar reunião com a contabilidade” é claro.

Esclarecer é transformar confusão em direção.

3. Organizar

Depois de esclarecer, vem a parte de dar lugar pras coisas.

O que exige ação vai pras listas de próximas ações, organizadas por contexto!

Se é um projeto (ou seja, precisa de mais de uma ação pra ser concluído), entra na lista de projetos.

Compromissos com data e hora vão direto pro meu Google Agenda:

Coisas que estou esperando de outras pessoas entram na lista de "Aguardando resposta" ou “Revisar” que eu uso com o time.

Referências úteis? Eu coloco numa página que montei no Notion e tudo com link fácil pra eu acessar sem ter que lembrar onde salvei, nossa, isso facilita meu dia!

Organizar, pra mim, é isso: colocar cada coisa no seu lugar certo, fora da cabeça, num sistema confiável e que eu saiba o caminho na hora de encontrar o que eu preciso.

Essa etapa é onde eu separo o que é barulho do que é ação real.

E só isso já dá um alívio absurdo.

4. Refletir

Um sistema confiável é como uma plantinha: precisa de cuidado constante. Revisar, atualizar, apagar o que não faz mais sentido, incluir o que surgiu, confirmar se o que tá lá ainda te serve.

Aqui é onde muita gente escorrega e o sistema começa a morrer.
Não adianta montar o Notion mais lindo do mundo e nunca mais olhar pra ele.

Eu tenho uma revisão diária que faço todo final de dia e uma revisão semanal, geralmente na sexta-feira a tarde ou domingo de manhã. Nessa hora, eu:

• Reviso minha caixa de entrada

• Processo as informações

• Vejo se os projetos ainda fazem sentido

• Atualizo próximas ações

• Fecho ciclos

• Vejo o que tá em pausa

• Reorganizo prioridades

Essa revisão é o que mantém meu sistema vivo, confiável e realista.

Se você não revisa, ele morre. Se você não alimenta, ele falha. E aí a sua mente começa a duvidar dele e volta a tentar guardar tudo sozinha.

5. Engajar

Agora sim: agir.

Com tudo claro, confiável e visível, eu posso agir com foco e presença.
Sem aquele looping mental do “o que eu deveria estar fazendo agora?”
Eu abro meu sistema, vejo as ações disponíveis e escolho com base em três coisas:

• Meu contexto (tô onde? no computador, no celular, na rua?)

• Meu tempo disponível

• Minha energia do momento

Isso muda tudo.

Porque não é sobre fazer mais. É sobre fazer o que importa, com consciência e clareza.

Eu confio no meu sistema. Ele me mostra com precisão o que é prioridade, o que pode esperar e o que precisa ser feito agora.

Tenho clareza das próximas ações, sei exatamente qual o passo seguinte em cada projeto, o que está pendente, o que está esperando alguém, o que já tá resolvido e o que ainda precisa da minha atenção.

Isso me dá foco. Me dá paz. Me poupa tempo e energia.

No fim das contas, o GTD não é “só” sobre produtividade.

É sobre aliviar a mente.

É sobre recuperar a clareza, o foco e a paz de estar presente no agora — com consciência, e não com culpa.

É sobre criar um sistema que te apoia nos dias bons e te segura nos dias difíceis.
Um espaço fora da cabeça, onde você pode confiar.

E o mais bonito?
É que esse método pode ser seu também. Do seu jeito. No seu tempo.
Dentro do seu fluxo.

Se quiser aprender a montar o seu sistema no Notion com base no GTD (igualzinho a base que eu uso aqui no Planning is Cool), no nosso curso Empresa Organizada tem aula sobre isso, template pronto e tudo que você precisa pra começar, clica aqui pra conhecer sobre ele.

Mas se por hoje você só quiser dar um primeiro passo, que seja esse: não carregue tudo sozinho(a) na cabeça.

Escreve. Registra. Esvazia.

Sua mente não foi feita pra armazenar informações. Ela foi feita pra criar.

Do insight à ação

Escolha um lugar pra ser sua “penseira”, pode ser um caderno, uma nota no celular, uma página no Notion ou outro app. E esvazie sua mente por 10 minutos.

Escreve tudo que tá aí dentro.

Sem filtro.

Sem julgamento.

Só escreve.

Transborda e coloca pra fora tudo o que tá ai dentro da sua mente, tipo uma sessão de “despejo”, use sua mente pra tirar as coisas da sua mente.

Só isso vai te trazer um alívio, faz o teste.

Espero que o GTD também possa te ajudar assim como me ajuda até os dias de hoje e que você tenha um excelente mês de Junho pela frente 💙

E se a edição da Planning News de hoje tiver sido útil pra você, me escreve contando.

Ou encaminha pra alguém que anda com a mente lotada, pode ser o empurrãozinho que essa pessoa tava precisando.

Com afeto,

P.S: se você quer se aprofundar mais no método GTD e apoiar o meu trabalho você pode fazer isso comprando o livro pelo meu link da Amazon👇🏼

Tem 2 livros, a versão original e a versão adaptada com o guia prático e passo a passo:

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Um excelente restinho de dia por aí, te vejo na próxima edição 💙