O método C.A.S.A

“Precisava de um dia com 72h pa dar contar de tudo.”

Quantas vezes você já pensou isso?

A sensação de que o tempo escapa é familiar pra quem lidera um negócio, toma decisões o dia inteiro, lida com gente, vendas, operação, financeiro e tudo acontecendo ao mesmo tempo.

Mas será mesmo que o problema é a falta de tempo?

O sol continua nascendo e se pondo no mesmo ritmo, pra mim e pra você. A divisão do dia em 24 horas é uma estrutura antiga, herança da astronomia, da religião e da matemática das civilizações que vieram antes da gente.

E virou norma. Virou calendário.

Virou a moldura invisível dentro da qual organizamos toda a vida moderna.

É o que temos. 24 horas. Todos os dias. Iguais pra todos. Tecnicamente, sim.

Mas a verdade é que o que muda (e muito) é o que cada um precisa colocar dentro dessas 24 horas.

O problema não é o número de horas.
É o peso que você carrega dentro de cada uma delas.

Uma mãe solo, por exemplo, tem 24 horas. Mas dentro dessas 24 horas moram a jornada de trabalho, os cuidados com os filhos, as contas, o medo, as decisões solitárias.

Já um estagiário que mora com os pais também tem 24 horas. Mas talvez consiga preenchê-las com estudos, séries, sono tranquilo e academia.

As horas são iguais. Mas o que cabe dentro delas é profundamente desigual e cada pessoa ou empresa tem uma realidade e necessidades bem particulares.

Ter um sistema/ambiente de gestão não vai resolver seus problemas, mas vai te ajudar a agir com clareza e tirar o peso mental de tudo que você carrega.

Porque sistema bom não é aquele que te faz parecer produtiva no Instagram. É aquele que te devolve sanidade.

Que organiza a rotina de forma prática e humana.
Que tira as ideias da cabeça e coloca em estrutura.
Que te dá segurança pra parar de viver no improviso e finalmente conseguir respirar, sabendo qual é o lugar de casa coisa.

Esse é o nosso trabalho.
E talvez seja o que você esteja precisando agora, mesmo sem saber por onde começar.

Então, quero te apresentar o método C.A.S.A e seguir essas 4 etapas podem te ajudar por aí, olha só:

🏡 A casinha amarela

Pro método C.A.S.A fazer sentido, tem uma história super rápida aqui:

Por volta dos meus 09/10 anos de idade, eu tive meu primeiro “projeto”.

Na verdade, era uma casinha de boneca, a mais incrível de todas.

Eu e meu pai construímos juntos. Era de madeira, pintamos de amarelo mostarda que é a minha cor favorita, ela tinha duas janelas, uma porta e uma varanda com cercadinho.

Meu pai fez até uma mesa com 4 cadeirinhas. Me deu um aparelho de som antigo (inclusive ele que me ensinou o bom gosto musical rsrs).

Eu o ajudei na obra desde o começo até a festa de inauguração, a casinha em si era incrível mas o que eu vivi com ele naqueles dias são memórias boas até hoje, o processo do construir em si foi a melhor parte (e aprender com ele).

A gente morava num bairro afastado, com um quintal enorme e rua de chão. Não passavam muitos carros ali, logo, a rua era uma extensão da nossa casa e foi ali que eu cresci!

Foi ali também que eu comecei a planejar minhas primeiras “entregas”: as festas da rua eram lá em casa (muitas vezes temáticas), eu reunia as crianças da rua e a gente brincava por horas, ela serviu de recepção até pra funeral de cachorro onde a gente também sentia juntos.

Cada criança levava um item. Cada uma tinha uma responsabilidade desde organizar até limpar tudo depois. Eu organizava tudo num caderninho, era eu, meu primo Bruno, minha melhor amiga Camila, o Jean, o Lucas, Leandro, a Luana, o Deive e a Bibi!

A gente era bem pobre financeiramente mas muito ricos em imaginação.

E lá na vila eu era a única criança que tinha uma casinha de boneca ali por perto, logo virou o “Point da rua” e eu amava passar as tardes ali ou jogando caçador no quintal, brincando de esconde esconde, caçando vagalumes, polícia ladrão, mãe cola, elástico, amarelinha ou andando de bicileta.

Hoje eu vejo que eu já gerenciava projetos sem nem saber kkk. Não à toa, meu primeiro trabalho oficial como gerente foi aos 19 anos (também com eventos!).

Sabe, é interessante pensar que tem coisas que não mudam em essência, mas elas evoluem com o tempo, aos 19 eu gerenciava projetos, aos 32 ainda faço isso e agora também ensino isso pra outras pessoas.

Aos 13 eu escrevia no meu primeiro blog, hoje aos 32 eu escrevo para a Planning News, a newsletter da minha empresa.

E hoje vou te mostrar um caminho que te ajuda a ter mais produtividade e agilidade no dia a dia, olha só:

🏗️ O nascimento do método CASA

Se chama C.A.S.A porque reflete o que eu aprendi com meu pai quando ele construiu a casinha de boneca comigo e não para mim.

Antes dele construir ele pensou em QUEM ia receber, no caso, eu, me ouviu pra entender que a minha expectativa era ter uma varanda na casinha (na casa dos meus pais tinha uma varanda e os finais de tarde na rede e com chimarrão por ali eram lindos).

Então, eu dona Duda queria uma casinha de boneca que tivesse uma varanda pra eu também sentar lá com meus amigos.

A casinha era relativamente grande, cabiam 6 crianças dentro tranquilamente e até 3 pessoas sentadas na areazinha externa.

Antes de construir a casinha, meu pai me escutou e conversou comigo. A gente pensou junto.

No Planning is Cool, desde o nosso primeiro dia já nascemos levantando a bandeira de pessoas em primeiro lugar, isso vem antes de qualquer processo, qualquer ferramenta ou qualquer estrutura.

Isso significa que tudo que a gente constrói começa por quem vai receber e usar.

Desde um sistema no Notion até um cronograma de projeto. Seja um cliente, um parceiro ou alguém da equipe. O ponto de partida é sempre a pessoa.

• Quais são as expectativas ou os requisitos da pessoa/empresa?

• Como ela vai receber isso?

• O que ela precisa ver primeiro?

• O que a gente quer que a pessoa sinta?

• Como será a experiência dela?

• Como tornar a vivência dela mais leve, mais útil, mais humana?

Primeiro a gente escuta, então a gente entende, depois a gente parte pra prática que aí de fato é construir a C.A.S.A.

Eu Duda gosto de pensar também que o método C.A.S.A é tipo uma filosofia de organização com empatia, onde a gente pode construir nosso ambiente digital nossa “casa” online pra sentir segurança e paz.

Espero que o que vem a seguir fale com você, e mostre que se organizar é, na verdade, cuidar do que importa.

Olha só:

🏡 C.A.S.A. um jeito de estruturar o seu ambiente de trabalho com clareza e presença

🧱 C de clarear

Antes de construir, é preciso entender o que precisa existir.

Clarear é o ponto de partida.

É o momento em que você para e pensa: “O que precisa existir no meu sistema de organização pra que ele funcione de verdade no meu dia a dia?”

Com meu pai, na história da casinha, antes dele sair cortando madeiras e construindo, primeiro escreveu sobre o que precisava ter. Foi aqui que nosso plano começou!

Pensando num sistema de organização pessoal ou do ambiente de trabalho hoje, na linguagem técnica, a gente chama isso de modelagem de dados. Mas no fundo, é só uma forma de dizer: “Antes de abrir o Notion, o ClickUp ou qualquer ferramenta, você precisa saber quais informações são importantes pra você.”

Aqui é o momento de listar, observar e se perguntar com honestidade:

• Quais informações eu consulto todos os dias?  

• Que tipo de dado eu procuro quando estou perdida ou sobrecarregada? 

• O que eu preciso acompanhar pra manter minha rotina funcionando?  

• O que não pode se perder ou ficar esquecido no meio do caminho? 

Essa etapa é como “acender a luz num cômodo escuro”.

Você não arruma antes de enxergar. E você não estrutura bem aquilo que ainda não entendeu.

Quando eu fiz meu sistema no Notion, eu não comecei pelo layout. Comecei pelas perguntas. Comecei clareando o que precisava estar presente no meu dia pra eu conseguir trabalhar com leveza, foco e direção.

Foi assim que listei coisas como:

• Caixa de entrada → onde vou esvaziar minha mente?

• Referências rápidas → onde vou deixar os links e coisas que precisa o tempo todo de forma rápida?

• Lista de projetos → onde preciso focar?

• Lista de atividades → o que tem pra fazer?

Perceba que, os itens surgiram pra responder perguntas, pra solucionar e trazer aquilo que eu Duda preciso.

Dica prática: você pode fazer isso num papel, num aplicativo (eu uso normalmente o Miro ou Canva pra construir isso pra mim ou para os clientes).

A ferramenta em si não importa desde que você liste o que precisa ver.

🧱 A de Arquitetar

Com os itens listados, agora a gente precisa pensar: Como isso vai ser feito? Onde cada coisa vai morar?

Arquitetar é desenhar a estrutura. É dar forma ao conteúdo que você clareou lá no começo!

Lembra da minha casinha de boneca?

Depois que meu pai listou tudo que a gente queria (porta, janelas, mesa, varanda) ele não saiu construindo de qualquer jeito.

Ele pegou um papel e fez um desenho. Calculou medidas, pensou nos encaixes, visualizou como tudo ia funcionar junto. Pra saber o que ia precisar comprar, os materiais que precisava ter, etc.

Foi ali que a casinha começou a existir de verdade.

No mundo da organização, isso é o que a gente chama de arquitetura da informação ou arquitetura de dados/do ambiente de gestão. 

É quando você define onde cada informação vai viver, qual o fluxo de navegação, como as partes se conectam.

Dica prática: é nesse momento que você pode abrir o Notion, o ClickUp ou qualquer outro sistema e começar a desenhar/construir a arquitetura do seu espaço, fazendo um esboço de como imagina esse ambiente.

Você desenha sabendo onde o que precisa existir ali.

Na prática, quando fui montar meu ambiente pessoal no Notion, o que eu fiz foi criar uma homepage com seções principais trazendo o que eu tinha escrito que precisava ter, só que agora pensando na estrutura.

Tudo isso é arquitetura.

Você pode pensar assim:

Se clarear é descobrir o que precisa existir (listando), arquitetar é decidir onde e como essas coisas vão existir (desenhando).

É o momento de estruturar com intenção. De pensar: “Como eu quero que esse sistema funcione todos os dias pra mim? O que eu preciso ver aqui?”

E lembra: a casa que a gente vive mentalmente afeta diretamente como a gente trabalha.

Por isso, construir um sistema bem arquitetado não é um capricho, é autocuidado estratégico!

🧱 S de Subir

Agora que a estrutura tá desenhada, é hora de criar e testar!

Subir é basicamente construir.

É transformar o desenho em estrutura, o plano em prática, o sistema em realidade!

Isso vem de tanto ouvir meu pai com as centenas de obras dele ao longo da vida dizendo “a gente vai começar a subir as paredes”.

Essa frase ficou comigo. Porque subir não é só levantar tijolo por tijolo (block by block).

Mas não dá pra “subir uma parede” sem ter alicérces e estrutura que sustente elas antes.

Aqui é o momento em que o projeto sai do papel/do protótipo e começa a existir no mundo real, foi nas obras com ele que eu descobri isso.

Com sistemas é a mesma coisa. Depois de clarear o que precisa estar presente e desenhar a arquitetura do ambiente, chega a hora de criar e testar.

Abrir o Notion (ou a ferramenta que for), criar e organizar blocos, criar templates, organizar páginas, interligar informações (inclusive é por isso que eu sempre uso a palavra sistema, porque um sistema tá conectado) então não crie coisas isoladas no Notion, integre.

É aqui que você vai:

• Criar as bases de dados e as visualizações necessárias.

• Conectar as bases de dados (por exemplo, tarefas vinculadas a projetos).

• Ajustar visualizações conforme seu jeito de pensar.

• Testar cenários, revisar, iterar.

• Pensar numa navegação intuitiva, onde você possa conseguir encontrar o essencial com menos de 3 cliques

• Usar ícones, cores e blocos visuais pra facilitar a leitura e a experiência do usuário.

Porque nenhum sistema nasce pronto.

Você sobe, observa, ajusta. Como numa obra real, pode ser que uma parede fique torta. Que falte uma janela. Mas só quem começa a construir consegue enxergar o que precisa melhorar.

Essa é a hora em que o sistema começa a viver com você. Onde o que era desenho vira prática. E a clareza ganha um novo formato.

Aqui, ele fica pronto pra testar e entender se está funcionando no dia a dia ou vai precisar de reparos.

🧱 A de Acompanhar

Nenhuma casa se mantém organizada sozinha. E nenhum sistema sobrevive sem uso, presença e manutenção.

Acompanhar é estar por perto. É voltar pra essa casa todos os dias e manter as coisas no lugar. É revisar, ajustar, melhorar com o tempo.

É viver usando o sistema e não só ter ele como enfeite.

Sabe aquela história de que gaveta que não abre vira entulho? No digital é igual. Se você não usa, não consulta, não atualiza, o sistema enferruja. Vira peso, não apoio.

Acompanhar é o que transforma uma construção técnica numa ferramenta viva. É aqui que entra a importância de ter rituais de uso.

No meu caso, por exemplo:

Todo dia eu início meu dia no meu ambiente de trabalho, é ele que me dá o caminho, é ali que tem meu ponto de partida e me sinto segura pra saber o que priorizar e quais são as minhas próximas ações.

Todo domingo faço uma revisão semanal:

1. O que eu concluí?

2. O que ficou pendente?

3. O que precisa ser reorganizado ou arquivado?

4. O sistema ainda reflete minha rotina real ou preciso fazer ajustes?

E ao longo do dia, qualquer ideia, insight ou tarefa nova vai direto pra minha caixa de entrada (isso evita o acúmulo mental e mantém tudo fluindo).

Acompanhar também é observar seus próprios hábitos. Se tem algo no sistema que você nunca usa, por quê tá lá? Está mal posicionado? Ou talvez nem precise mais existir?

É esse olhar constante que mantém a clareza viva, sabe? Porque clareza não é algo que você conquista uma vez e pronto está lá pra sempre, é algo que você cultiva!

Acompanhar é respeitar sua realidade e manter a sanidade.

Tem semanas caóticas? Tudo bem. Tem dias que você esquece de abrir o sistema? Tudo certo. Mas o importante é voltar. É ter esse espaço como seu ponto de apoio, não como mais uma cobrança.

No fim das contas, a casa não é feita só de paredes. Ela é feita de presença. De rituais. De cuidado.

E com o tempo, você vai perceber que o sistema não serve só pra organizar sua vida. Ele te ensina a se organizar por dentro também.

🏡 C.A.S.A. como filosofia de vida

No Planning is Cool, a gente acredita que tudo começa por pessoas. E por isso, o C.A.S.A. não é só uma técnica. É uma escolha de perspectiva.

É olhar pra quem vai receber aquilo que estamos construindo. Seja um cronograma, uma reunião, uma entrega, um sistema.

É por isso que clareamos antes de arquitetar.

Arquitetamos com empatia.

Subimos/criamos com presença.

E acompanhamos com cuidado.

Porque mais do que organizar informações, a gente quer criar ambientes que apoiem quem somos e quem queremos ser.

O C.A.S.A. é um convite a construir do lado de dentro também. A tirar as ideias da cabeça, transformar em estrutura, e sustentar com constância.

É sobre parar de se perder em mil abas e começar a criar espaços que te devolvam foco. É sobre deixar de viver apagando incêndios e começar a construir bases sólidas. É sobre transformar a gestão do trabalho em uma prática de autocuidado (porque clareza também é descanso).

Pra quem assina a newsletter, no final dela eu sempre deixo uma imagem com meu nome e a frase:

“A gestão que você aplica no trabalho reflete na sua vida. E o seu futuro agradece” e eu acredito nisso demais!

No fim das contas, sistema bom é aquele que sustenta sua sanidade. Que acompanha seus ciclos. Que acolhe sua bagunça e te ajuda a reorganizar. Que funciona com você, e não contra você.

Essa é a filosofia do C.A.S.A.

E talvez, mais do que uma estrutura de organização, isso seja um lembrete: Você pode construir a sua rotina com intenção. Você pode criar um ambiente que te respeite. E pode voltar pra ele, sempre que precisar recomeçar.

Porque é isso que uma boa casa faz: quando você precisa, ela te acolhe. Ela é o seu lugar de conforto, paz e segurança.

E se você leu até aqui, talvez já tenha sentido: esse não é só um método. É um jeito diferente de cuidar da sua forma de trabalhar.

Se você quer transformar esse entendimento em prática, o curso Empresa Organizada é um passo natural. Um curso que te ajuda a sair do caos e montar um sistema simples, funcional e sob medida pra sua realidade.

Ou, se preferir um acompanhamento mais próximo clique aqui e escolha o que mais faz sentido para seu momento. Nosso time pode construir esse sistema junto com você, respeitando suas rotinas, prioridades e jeitos de pensar. Porque cada casa é única. E seu sistema também pode (e deve) ser.

E se já tem algo por aí e quer lapidar, segue o C.A.S.A e aplica.

No começo pode parecer só sobre organização. Mas depois de um tempo… você entende que também é sobre saúde mental e liberdade.

É sobre um jeito de conseguir aliviar a pressão e ter mais clareza, um caminho pra começar o dia com mais autonomia e intenção.

Com afeto,

P.S: Obrigada por ser uma pessoa que lê!