15 formas de organizar (de verdade) uma empresa | Parte 1

“Quero organizar a casa”, por onde eu começo?

Essa é uma pergunta frequente que recebo na aplicação da consultoria, em mensagens no Instagram ou conversas onde me dizem “precisamos deixar tudo organizado aqui na empresa”.

Não é à toa que o podcast que gravei como convidada da EAG sobre o assunto “organize a empresa em 5 passos” já passou de 132 mil visualizações no YouTube:

Essa edição da newsletter nasceu pra trazer um pouco da minha visão sobre isso.

Sabe, eu sou uma pessoa criativa, curiosa e estou sempre pensando em múltiplos caminhos, contextos, fazendo perguntas, fazendo análises e criando coisas que de alguma forma melhorem o mundo pra mim e os resultados que alcanço na minha empresa.

Por isso, inclusive, eu não acredito que “pessoas criativas não são organizadas” e defendo que a organização dá ainda mais espaço pra criatividade!

Importante: essa newsletter não é um manual cheio de regras.

É uma curadoria pensada com calma, a partir da minha experiência real em empresas que estavam perdidas, sobrecarregadas ou simplesmente sem conseguir crescer com direção e resultados.

Aqui você vai encontrar 15 ações práticas que podem mudar (de verdade) como sua empresa vive e é importante você saber que eu dividi essa edição em 3 partes.

Hoje, é a parte 1, e nos próximos 2 domingos eu continuo o restante até juntar o todo.

15 coisas de uma vez é muita coisa só, não dá.

Não cabe nem na newsletter e nem na sua rotina mas eu acredito que elas compõe o todo e trazem um caminho mais organizado e simples pra gente caminhar.

São perguntas, decisões e estruturas que sustentam clareza, eficiência e liberdade e isso é sobre o que eu aprendi ao longo de todos os anos como profissional, tudo o que está aqui eu aprendi com alguém e apliquei, testei e agora vou compartilhar com você.

Vem descobrir o que aprendi nos últimos 8 anos trabalhando 100% remoto e ajudando empresas a serem mais eficientes e lucrativas no digital:

Organizar também é um ato criativo

Mas tem uma outra camada disso que quase ninguém fala: criar também é ordenar, é arrumar, é priorizar, organizar… É dar forma. É decidir o que fica e o que sai.

É escolher onde cada parte vai pra que o todo funcione bem.

O pintor francês Henri Matisse dizia: “A criatividade exige coragem.” Mas exige também escolhas.

Coragem pra cortar o excesso. Pra limitar o campo. Pra abrir mão do descontrole em nome da expressão.

Na arte, a moldura faz parte da obra.

Na música, o silêncio entre as notas é o que cria o ritmo.

Na dança, é o espaço delimitado do palco que dá sentido ao movimento.

Na gestão de uma empresa, a organização é o alicerce que permite que a criação vire resultado e possa ser mensurado.

Organizar, pra mim, é isso. É compor.

É criar espaços onde as coisas respiram. É transformar confusão em clareza. Não como uma tarefa fria mas como um gesto criativo, sensível e vivo.

E isso tá em tudo, literalmente tu-do que existe exige organização pra ter evolução.

E toda vez que organizo alguma coisa, sinto que criei algo novo. Mesmo que ninguém veja. Mesmo que esteja só por trás, nos bastidores de grandes empresas.

E na minha opinião a estrutura certa é o solo onde a criatividade floresce, é aqui quando a gente cria e organiza que a vida acontece e se conecta e as coisas fluem.

15 formas de organizar (de verdade) uma empresa → Parte 1

Você vai perceber que eu não vou te trazer respostas prontas, “faça isso, tenha isso” eu vou te fazer perguntas pra que você tenha um espaço pra pensar e junto com isso vou mostrar possíveis caminhos.

Porque construir não é só sobre sair fazendo, é pensar, é dar forma, passar por muitos processos antes.

Se eu tivesse aprendido isso tudo antes, talvez seria muito mais fácil hoje mas a verdade é que tudo isso que eu vou compartilhar foram anos de vivência, estudos, testes, erros mas também acertos.

Essa edição será mais uma conversa honesta sobre o que eu acredito que é um caminho interessante pra ajudar empresas a serem ainda mais eficientes.

Seja você o dono ou dona da empresa, o líder de alguma área ou o(a) gerente, isso vai te ajudar porque são nesses lugares que eu passei nos últimos anos, foram nesses papéis que eu aprendi tudo que vou compartilhar aqui.

E quero reforçar que isso tudo dentro de um contexto 100% remoto.

Sim, eu trabalho remoto desde 2017 quando comecei full time sendo a gerente de projetos de tradução na Neil Patel Brasil e de lá pra cá já atendi dezenas de empresas e gerenciei centenas de projetos.

A maior parte do meu tempo eu pego ideias ou caos e transformo em possíveis caminhos, quebrando a cabeça mas trazendo clareza, foco e impactando nos resultados porque eu tenho a habilidade de desenhar cenários, conectar os pontos, estruturar o que está solto e traduzir visão em ação concreta pegando uma ideia e transformando ela em algo palpável.

Porque eu enxergo o todo, mas também mergulho no detalhe. E isso faz com que ideias virem sistemas e planos virem resultados (em meio a um mundo caótico).

Vem ver os caminhos que eu trilhei e ideais que eu acredito pra você construir uma empresa mais organizada e eficiente com espaço pra criatividade e o olhar humano.

Abaixo são as perguntas que você como protagonista dentro de uma empresa precisa saber responder com segurança, vai ser até legal pra você entender coisas que já faz ou que pode começar a fazer.

Será que você tem essas respostas na ponta da língua e num link de fácil acesso?

1. Que vida você quer viver?

Antes de mais nada, é importante lembrar: você não é a sua empresa.

Você é uma pessoa. Que sente. Que sonha. Que quer viver coisas. E que faz escolhas.

Quando eu particularmente paro pra pensar no Planning ou até mesmo antes, quando eu era gerente de projetos em outras empresas, a pergunta que sempre aparece é: isso que eu tô fazendo está me aproximando do futuro que eu quero viver?

O que me ajuda a ter essa clareza é ter um espaço no Notion (que antes era no Trello, que antes era um caderno, que antes tava só dentro de mim) onde eu posso colocar sobre meus objetivos pessoais e profissionais e conectá-los.

Quando algo muda em mim, muda ali também. Vou deixar aqui um print de como faço isso hoje e talvez isso te dê um inshigt pra fazer por aí também:

Chama Bússola porque quando eu sinto que tô perdida ou precisando de clareza, é nela que eu vou pra me lembrar do que importa pra mim.

Não é uma coisa que eu fiz porque “nossa é legal”, eu fiz porque é útil, porque me ajuda e me orienta. Você pode testar fazer isso também, caso ainda não tenha algo do tipo, o processo de criar isso é bem especial e íntimo =)

2. Como a empresa vai ganhar dinheiro?

Bom, se a empresa existe, ela é uma ponte pra vida que eu sonho viver. Mas também é o reflexo de tudo o que eu sei, acredito e transformo em solução contribuindo pra um mundo melhor.

E pra saber como ela vai gerar receita (de verdade) eu preciso olhar pro mapa do negócio. Aquele que mostra quem a empresa ajuda, como ela entrega valor e, claro, como o dinheiro entra.

Eu gosto de falar mapa mas a verdade é que muita gente conhece como Canvas de Modelo de Negócio, o do Planning foi criado na ferramenta Canva, que usamos como quadro branco/mural aqui da empresa.

A gente pegou o modelo que o Alexander Osterwalder criou, ele é um pesquisador, empreendedor e estrategista suíço, conhecido por transformar conceitos complexos de modelo de negócio em ferramentas visuais simples e poderosas.

Ele quem criou a primeira versão do Business Model Canvas que é uma ferramenta que nasceu pra ajudar empresas do mundo todo a visualizarem de forma simples como um negócio funciona de verdade.

A proposta dele era clara: tirar a estratégia da cabeça e colocar num quadro.
Com nove blocos visuais, o Canvas mostra quem você ajuda, o que você entrega, como entrega e de onde vem (e pra onde vai) o dinheiro.

Simples, direto, elegante, moderno, prático e útil.

Aqui no Planning, a gente adaptou isso no Canva, transformando em um mural vivo que revisitamos sempre que vamos tomar decisões maiores, ajustar o posicionamento ou repensar alguma oferta.

Tem uma frase do Alexander que super fala comigo: “You’re not in business to make things. You’re in business to make things happen.”

Traduzindo:

E pra entender como fazer acontecer, primeiro você precisa ter clareza do seu modelo de negócios, como a empresa vai fazer dinheiro.

Isso que o Canvas faz de melhor: ele vira um espelho da empresa.

Te ajuda a enxergar lacunas, repensar caminhos, validar ideias. É tipo um mapa mesmo, daqueles que você abre quando sente que precisa reencontrar a rota.

E se você ainda não tem um mapa desses por aí, essa pode ser uma das primeiras coisas pra organizar com clareza.

3. Qual é a sua realidade hoje? E o contexto do mundo?

Antes de planejar o próximo passo, fazer uma reestruturação ou sair executando com vontade, tem uma pergunta que precisa vir antes: onde, exatamente, você está agora?

Essa clareza é o que diferencia decisões estratégicas de palpites bem-intencionados.

Não adianta montar um plano de primavera se o mundo lá fora tá em pleno inverno. #ficadica

E pra isso, existem duas ferramentas que eu uso com frequência por aqui, dependendo da situação: a análise PESTEL e a análise FOFA.

A PESTEL olha pra fora

Ela ajuda a entender o ambiente externo da empresa (tudo o que acontece fora do seu controle, mas que impacta diretamente nas suas decisões).

A sigla representa seis dimensões:

• P - Político: estabilidade do governo, políticas públicas, regulamentações, etc.

• E - Econômico: inflação, câmbio, consumo, juros, crescimento econômico, nível de renda da população

• S - Social: comportamento, estilo de vida, geração, cultura, hábitos de consumo

• T - Tecnológico: inovações, plataformas, tendências digitais, automação

• E - Environmental (Ambiental): clima, ESG, consumo consciente, sustentabilidade, recursos naturais

• L - Legal: leis trabalhistas, leis de proteção ao consumidor, leis de propriedade intelectual, leis ambientais, compliance, LGPD, etc.

É como colocar óculos novos pra enxergar tendências, mudanças de comportamento, avanços da tecnologia e demais coisas que impactam o mundo.

E o mais importante aqui é que no final, a gente vai conseguir entender várioas riscos ou identificar inúmeras oportunidades.

Uma coisa interessante: leva esses pilares como assuntos pra você sempre buscar se atualizar, é importante no dia a dia entender o contexto externo e como ele impacta o todo.

A FOFA conecta dentro e fora

Já a análise FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças) te ajuda a enxergar a empresa como ela está agora, dentro de um contexto real, sem filtro, sem ilusão.

Ela cruza duas frentes:

• O interno: onde você está forte e onde estão seus gargalos

• O externo: o que o mundo lá fora ou nossos concorrentes oferecem como oportunidade ou ameaça

É simples, mas profundo. Porque te obriga a encarar tanto o que te impulsiona quanto o que te trava.

E igual mostrei no print ali em cima, você não precisar usar ela só pensando em negócio não, mas em serviços, produtos, em vários cenários!

A gente faz isso em ferramentas como o Canva, no quadro de estratégia da empresa, tem clientes que gostam disso direto no Notion, depende…

É importante você experimentar fazer esse exercício principalmente:

• Antes de montar um plano estratégico

• Quando o mercado está mudando rápido

• Pra tomar decisões de médio e longo prazo com contexto

• Pra não ficar só no achismo mas olhar pra real do que tá acontecendo dentro e fora do negócio.

Tem coisas que acontecem no mundo e impactam diretamente nossos negócios, então, é interessante estar de olho nas oportunidades.

4. Que processos sustentam seu negócio?

Primeira coisa aqui:

Toda empresa tem processos.

“Ah, mas aqui não tem”.

Tem sim, é impossível não existir processos dentro de uma empresa porque se algo acontece mais de uma vez, existe um processo ali. Mesmo que seja informal, improvisado ou só “na cabeça de alguém”.

O que pode NÃO existir é:

• O mapeamento claro desses processos

• Processos otimizados ou processos inteligentes, que tragam mais eficiência, clareza e autonomia no dia a dia.

Aqui no Planning hoje usamos a ferramenta Diagrams pra mapear os processos e o Notion para documentar o processo, as atividades, as tarefas, etc.

Beleza, Duda, entendi.

Mas como eu faço isso?

Você começa olhando pro que se repete.

Literalmente: escolhe uma ferramenta e escreve tudo o que acontece com frequência na sua empresa, pode ser sei lá até um Google Docs, e aí você pode começar listando.

Exemplo:

• Entra um lead novo. O que acontece?

• Um cliente fecha. Qual é o próximo passo?

• Você vai publicar um conteúdo. Tem um passo a passo?

• Todo mês tem que emitir nota, pagar alguém, fazer reunião. Como isso acontece?

Essas são suas rotinas invisíveis, e elas escondem os processos que estão aí mesmo que ainda sem nome ou forma.

Depois disso, você pode seguir por esse caminho:

Passo 1: Escolha um único processo pra começar.

Nada de sair mapeando tudo.

É loucura e ilusão achar que o contrário é verdadeiro, você não vai “mapear tudo de uma vez" ou “organizar a casa toda”, é aos poucos e por cômodos igual fazer faxina em casa.

Escolha um processo que dá retrabalho, gera dúvida ou depende demais de você, que vai ter impacto no resultado que você precisa atingir ou te dar mais clareza e tempo!

Exemplo do Planning: começamos mapeando o processo de onboarding de cliente, porque era onde a gente sentia mais confusão e desperdício de tempo.

Passo 2: Desenhe o fluxo

Use um quadro branco ou uma ferramenta como o Diagrams.net (gratuita e prática). Desenhe caixinhas com as etapas principais.

Você não precisa ser designer de processos. Pense no caminho e no que precisa acontecer do início ao fim do processo, e aí você pode responder:

• Qual é a primeira coisa que acontece?

• Depois disso, o quê?

• Quem faz?

• O que precisa estar pronto pra essa etapa passar pra próxima?

Se não souber como fazer, peça ajuda, assista um vídeo no Youtube, delegue pra alguém do seu time ou contrate a consultoria do Planning is Cool que a gente faz com você.

Passo 3: Documente no Notion (ou na ferramenta da sua preferência)

Com o fluxo do processo desenhado no Diagrams, depois a gente leva isso pra dentro da nossa central de processos no Notion. Aqui no Planning, a gente documenta o processo assim:

A gente coloca o objetivo dele, o fluxo do processo, todas as atividades, com responsável, área, líder do processo etc

E dentro de cada atividade, tem as tarefas e ali, tudo se conecta =)

Tem funcionado legal, ainda não temos todos os processos mapeados mas os principais sim, os que precisam sim, aqueles que impactam diretamente a receita e a eficiência.

Passo 4: Teste com o time

Processo bom não é o que tá bonito numa ferramenta, é o que funciona no dia a dia e tá claro para os envolvidos. Coloque em prática, veja onde trava, ajuste, ouça o time e refine.

Processo é organismo vivo. Ele muda, amadurece e precisa ser revisado com o tempo.

Dica bônus: crie uma central de processos

No Planning, temos uma database no nosso sistema de gestão da empresa, exclusivamente pra registro dos processos.

Ela está conectada com a lista de atividades também e com demais databases do sistema que fazem sentido.

Ali no escritório compartilhado a gente tem a nossa central de processos, eles estão organizados por áreas e temos ali os macro processos, os processos, sub-processos, as atividades e tarefas.

Isso contribui pra gente ter processos vivos e que existem no nosso dia a dia, não são uma coisa “solta” escrita em algum lugar perdido. Ter essa lista centralizada com todos os nossos processos ajuda na autonomia e na integração de pessoas novas também.

Além de claro, a gente saber o que sustenta nosso negócio e cuidar bem disso.

Vou deixar aqui um print de como essa central tá estruturada hoje, pode te dar boas ideias pra montar a sua também:

Do Insight à ação

Wow, só nesses primeiros pontos já tem várias coisas, né? Eu sei…

É por isso que eu dividi em 3 edições, pra você ter espaço pra ler, refletir e aplicar aquilo que fizer sentido.

E quero saber: você já tem isso estruturado aí dentro da sua empresa?

1. Você tem clareza sobre a vida que quer viver e como seu negócio te ajuda nisso?

2. Já sabe exatamente como sua empresa ganha dinheiro e onde está agora?

3. Consegue tomar decisões baseadas em contexto e não só em intuição?

4. Tem seus processos mapeados e funcionando com autonomia?

Essa é só a Parte 1/3 dessa série 15 formas de organizar (de verdade) uma empresa.

Mas já carrega a semente de muita coisa poderosa e que você pode refletir durante a semana entendendo se algo poderia te ajudar no momento atual.

Na próxima edição, a gente continua a construir isso juntos. E, se você quiser, também pode dar o próximo passo agora, junto comigo, ao vivo.

No dia 12 de julho (2025) , eu vou abrir um espaço especial pra te mostrar como eu transformo tudo isso em prática real tanto aqui no Planning is Cool quanto nas consultorias com os nossos clientes.

Será no Workshop ZoomOut pra Planejamento Estratégico Trimestral, um encontro ao vivo e 100% prático, onde eu vou compartilhar o passo a passo que uso pra:

• Tirar o caos da cabeça e transformar em planos reais

• Desenhar objetivos trimestrais com foco e leveza

• Priorizar projetos que fazem sentido agora

• Engajar o time com clareza, autonomia e propósito

Esse workshop é pra quem quer parar de apagar incêndio e começar a construir com estratégia.

E principalmente: pra quem não quer mais tomar decisões no escuro.

Se você sente que essa newsletter já te clareou o caminho, o workshop vai ser um mergulho um pouco mais profundo.

Pra se inscrever e garantir sua vaga, é só clicar no botão abaixo 👇🏼

Nos vemos na próxima edição com mais formas práticas de organizar uma empresa com mais criatividade, eficiência e foco naquilo que importa.

Essas 3 edições se conectam como um bom sistema: parte por parte, até fazer sentido no todo.

Então, não perde as próximas 💙

Te vejo no próximo domingo (ou no workshop).

Com afeto,