As principais ferramentas que uso no meu dia a dia

"Duda, quais ferramentas você mais usa no dia a dia?"

Hoje quero te responder essa pergunta e conversar com você sobre as ferramentas que realmente fazem diferença na minha rotina.

E antes de sair listando nomes, preciso reforçar uma crença que carrego: ferramenta boa é a que sustenta o que você precisa. Não porque está “na moda”. Não porque alguém no Instagram disse que é incrível e vai “mudar sua vida”.

Mas sim porque funciona na prática, na rotina real de uma empresa que precisa entregar, atender, vender, coordenar um time, liderar projetos e ainda manter a sanidade no meio do caminho.

Sim, existem dezenas de plataformas interessantes por aí. E eu adoro explorar possibilidades. Mas aprendi que não adianta nada usar um monte de ferramentas soltas, desconectadas, que mais atrapalham do que ajudam.

Ferramenta não é enfeite. É estrutura.

Ela precisa economizar tempo, reduzir ruído, facilitar o trabalho do time, centralizar informações e acima de tudo dar clareza para agir.

É isso que eu Duda busco.

E por isso hoje decidi abrir a minha tool box e compartilhar com você sem filtros e segredos sobre as ferramentas que fazem parte da minha rotina — na gestão da empresa, dos meus projetos, da equipe e, claro, da minha mente (porque sem isso, nada flui).

Mais do que uma lista de nomes, quero te mostrar o porquê de cada escolha, como elas se encaixam no nosso sistema e o que aprendi com o uso real e contínuo de cada uma.

Talvez você já use algumas. Talvez descubra outras novas. O que eu espero é que essa leitura te ajude a olhar com mais atenção para o seu próprio sistema e se perguntar:

• O que aqui realmente está funcionando?

• E o que só está ocupando espaço?

Se você já me acompanha há algum tempo, sabe que eu sempre defendi a ideia de que o método vem antes da ferramenta. Mas também acredito que é na junção dos dois que os resultados se multiplicam…

Na última edição da Planning News, falei sobre o método GTD que é a base da minha organização. É a partir dele que todo o resto se conecta.

Hoje, quero te mostrar o outro lado da moeda: as ferramentas que uso para sustentar a rotina que criei. Uso porque são funcionais, eficientes e me dão aquilo que mais valorizo: clareza.

Atualmente no Planning is Cool a gente tem 2 frentes principais:

1. Consultoria → ajudamos empresas a serem mais eficientes

2. Educação → treinamos profissionais que se destacam no mercado digital

Mas, a real, é que o Planning não vive só disso e a vida não é só trabalho. Enquanto isso tudo acontece, eu também cuido da casa, da saúde, da família, das viagens, da estratégia, da comunicação e da equipe.

Está tudo acontecendo ao mesmo tempo.

E é por isso que precisei criar um sistema seguro e funcional que me ajudasse a ver todas as frentes da minha atuação (e da vida), de forma conectada, prática e real.

Agora sim, vou te mostrar quais ferramentas fazem parte disso tudo. As minhas queridinhas. As que uso todos os dias.

São elas que me ajudam a manter o Planning em pé e em movimento, mas principalmente meu olhar e atenção naquilo que eu preciso de fato pra não surtar com o excesso de informação.

Ferramentas dão caminho e trazem clareza, vem ver na prática quais e como eu uso no meu dia a dia:

Visão geral do meu tempo e compromissos → Google agenda

Quando me perguntam como organizo minha rotina, eu mostro isso aqui:

Minha agenda. Real. Completa. Sem filtros. Viva e mutável.

Porque a verdade é que ela não é feita só de reuniões e entregas.
Tem coisas como: almoço com a minha mãe, horário de treino, tempo de descanso, uma consulta, aulas, momento pra escrever, pausa pra respirar.

A vida e o trabalho estão no mesmo calendário. Porque é assim que as coisas acontecem: tudo junto e misturado.

As 24 horas são as mesmas pra todo mundo, o que muda é o que você escolhe (ou precisa) colocar dentro delas.

• Quais compromissos com hora marcada tenho hoje?

• E nessa semana?

• E daqui a 1 mês?

• Daqui a 1 ano?

Quem me responde isso é o Google agenda, (imagina se eu tivesse que ficar tentando lembrar de cabeça sobre meus compromissos? socorro!) E lembra que:

Eu sempre começo meu dia olhando pra minha agenda porque é ali que eu entendo o que eu vou fazer em qual momento e isso me dá uma visão mais realista sobre o meu tempo.

Se eu perguntasse isso pra você agora, você saberia responder? 👀

Ahhh! Além disso, toda vez que alguém me pergunta “você pode X coisa do dia tal e tal horário?” antes de sair falando que sim ou não, a primeira coisa é olhar pra minha agenda, ela vai literalmente me mostrar se eu posso, a agenda é reflexo de como eu tenho usado meu tempo.

Mas na prática, como eu uso?

Tenho agendas diferentes por áreas/categorias, cada agenda tem um objetivo e uma cor específica, atualmente são essas:

• Centralizo todos os meus compromissos com hora marcada (reuniões, eventos, viagens, palestras, consultas, etc) tudo que tem dia e hora marcada, vem pra minha agenda.

• Quando necessário eu também separo blocos de tempo pra conseguir focar em algo específico, depende da semana e do contexto.

• Incluo lembretes de coisas que eu não posso esquecer em determinado dia mas que não necessariamente tem uma hora específica pra eu fazer.

• Crio recorrências para o que é recorrente, já que o Google permite ajustar e personalizar do jeitinho que a gente quer e isso otimiza super meu tempo.

E assim consigo ver todos os compromissos com hora marcada de todas as categorias/áreas que compõem a minha vida e o meu tempo.

Minha lista de tarefas do dia → Notion

Essa é minha área de trabalho pessoal, ali tem as atividades relacionadas aos clientes, aos projetos, a operação da empresa como um todo.

Como é no Notion e 100% personalizável eu adapto sempre que necessário, mas ele traz sempre o básico e o que preciso pra ter clareza e saber “onde tá cada coisa” no meu dia a dia.

Se você reparar, vai ver que eu uso nesse ambiente muito do que compartilhei sobre o método GTD, quando eu falo que ele é a base do meu trabalho, “é verdade esse bilhete” haha.

Ali na imagem tem:

Reflexão da semana → gosto sempre de deixar um convite ao pensar sobre algo que tem falado ao meu coração

Caixa de entrada → pra esvaziar minha mente e processar no final do dia

Histórico de atividades → pra consultar sobre algum dia ou entrega específica

Novo dia → um botão que eu clico e abre meu novo dia trazendo um template criado por mim no Notion, o template é esse aqui:

Ali em “checklist do início do dia” eu sigo isso:

Delegar atividade → coisas que eu preciso delegar pro time, com um único clique abre a database de atividades do Planning e eu consigo incluir ali, com um único clique “tcharam” é só delegar e vai direto pra lista pessoal do responsável 😄 

Referências rápidas → links, acessos e informações que preciso usar no meu dia a dia e que num clique pego pra poder compartilhar

Aguardando respostas → lista pra eu acompanhar diariamente sobre respostas que eu estou esperando, assim a “coisa não se perde”

O que podemos melhorar na empresa? → lista de melhorias para o Planning, aí a gente analisa isso e quando fizer sentido implementa

Conteúdos sob minha responsabilidade → atualmente quem faz 100% dos conteúdos do Planning is Cool sou eu: newsletter, posts para Instagram, emails…

E aí sabe aquela coisa de “ai meu Deus começo por onde?”

Eu começo literalmente do “ponto de partida” olha só:

Depois de fazer minhas rotinas do início do dia, eu olho para meu ponto de partida, ali tem:

Checklist do dia → (já mostrei print ali em cima) ai eu olho meu foco e atividades do dia

Minhas atividades → que é o que o time delega pra mim ou o que preciso revisar/acompanhar relacionado a clientes e projetos

Lista geral por áreas → se eu quiser olhar e ver filtro de todas as áreas da empresa pra entender o que está acontecendo em cada uma, em 1 clique consigo e consigo acesso a tudo que é importante e necessário

Atividades do time → tenho listas individuais das pessoas que eu acompanho, assim consigo ver em que pé estão as coisas e ter uma visão integrada do status de cada entrega também

E por fim, as áreas da empresa, ali eu consigo num clique acessar e ter todas as informações que eu preciso dentro de cada uma. Tem a lista com as áreas que eu lidero + lista com as áreas que a Marina, minha sócia lidera.

Escritório compartilhado com o time → Notion

Aqui é literalmente um sistema 100% personalizado e autoral construído para a realidade do Planning is Cool, vou te mostrar um print da tela:

Esse ambiente é compartilhado com todas as pessoas que trabalham conosco e precisam dos acessos e informações.

Tudo organizado, com as informações que todos precisam e um passo a passo claro pra que todos nós possamos ter mais clareza e eficiência no dia a dia.

Se você quer descobrir como criar um sistema personalizado pra sua realidade também clique aqui e conheça nosso curso Sistema Empresa Organizada, feito no Notion pelo Planning is Cool.

Comunicação com o time e clientes → Slack e/ou WhatsApp

Olha, vou ser honesta, eu não gosto de usar o WhatsApp pra falar de coisas do trabalho, acho péssimo, não tem como organizar, históricos e informações importantes se perdem…

Comunicação é um pilar essencial no dia a dia não só do gerente de projetos, mas do time como um todo, e aqui a gente utiliza o Notion, (pra falar das entregas e atividades ali mesmo) e o Slack pra comunicação diária, e é ali que tudo acontece, tem as sessões, os canais (tipo "grupo" do WhatsApp) e mensagens diretas também, além de conversas em grupo quando necessário 🤝

Além disso no Slack, a gente também consegue colocar o status e eu particularmente amo usar essa funcionalidade, temos algumas padronizadas, mas fica a critério de cada um quando usar e como também:

Eu sou fãzinha do Slack desde 2017 quando usei pela primeira vez com clientes. Hoje é a principal ferramenta de comunicação diária do Planning, tanto internamente quanto com nossos clientes também:

Claro que no início antes de fecharmos o contrato etc e iniciar o projeto a gente se comunica pelo WhatsApp sim, sem problema =)

Para armazenamento de arquivos e documentos → Google Drive

No Planning is Cool, o Google Drive é nossa central de arquivos.
Usamos diariamente para armazenar tudo o que é importante — desde conteúdos e históricos até documentos jurídicos e materiais internos.

Organizamos o Drive em duas grandes áreas:

1. Escritório compartilhado com o time
   Onde ficam pastas de conteúdo, identidade visual, pesquisas, processos, produtos, atendimento e projetos. Tudo estruturado para que cada pessoa do time saiba onde encontrar (e onde colocar) o que precisa.

2. Gestão da empresa
   Área mais estratégica e administrativa, com pastas por setores: jurídico, financeiro, contabilidade, marketing, pessoas e cultura, produtos, entre outras.

Essa organização ajuda a manter tudo acessível, com lógica e segurança.
Cada colaborador tem acesso apenas ao que é necessário e isso traz clareza, autonomia e evita aquele caos de arquivos soltos que ninguém sabe onde estão.

Para comunicação com o mundo → Gmail

Uso o Gmail como minha central de comunicação externa — é por onde converso com clientes, fornecedores, parceiros e alunos.

Pra manter a casa em ordem, organizo tudo com marcadores: “Ação pendente”, “Aguardando resposta”, “Estudos”, “Newsletter” e outros.

Isso me ajuda a não deixar nada passar batido e saber exatamente o que precisa de atenção.

Leio e respondo os e-mails em blocos, pra não me perder no fluxo e não virar escrava da caixa de entrada.

Eu tenho agonia de caixa de entrada lotada kkk então todo dia tenho uma rotina de ler e organizar meus emails.

E ainda sobre emails, tem duas ferramentas e dicas pra vocês sobre:

1. Uso o Unroll.me pra fazer uma limpa na minha caixa de entrada.
   Ele mostra todas as listas que estou inscrita e me permite cancelar ou agrupar tudo em um único e-mail diário. É perfeito pra quem quer manter o e-mail mais leve, sem precisar sair manualmente de cada lista chata que aparece do nada.

2. Uso o MailSuite pra rastrear e-mails enviados pelo Gmail. Ele me mostra quem abriu, quando abriu e se clicou em algum link, o que é ótimo pra acompanhar propostas, follow-ups ou qualquer mensagem importante.

Para gerenciar projetos → Notion

No Planning is Cool, usamos o Notion como ferramenta central de gestão de projetos — tanto os projetos internos quanto os dos nossos clientes de consultoria.

Criamos uma lista única, onde todos os projetos ficam organizados com as seguintes informações principais:

• Status

• Nome do projeto

• Área responsável

• Fase atual (como iniciação, diagnóstico, ação estratégica...)

• Datas de início e fim

• Cliente ou equipe envolvida

• Quem está liderando o projeto internamente

Além da visão geral, cada projeto tem sua página específica com cronograma, entregas, documentos, templates, histórico e links úteis. Isso evita dispersão de informações e facilita muito o acompanhamento do que está ativo, parado ou em finalização.

Também criamos templates personalizados de projetos, que nos ajudam a começar qualquer novo projeto com estrutura — seja lançamento de curso, criação de produto, consultoria ou projeto interno.

Quando num clique e em menos de 1 minuto uma nova página de projeto está prontinha, isso é tipo mágica 🪄

Assim fica muito mais fácil e também bem mais eficiente iniciar um projeto, a gente vai construindo esses modelos e melhorando com o tempo, mas nunca partindo do zero pra ter mais agilidade no dia a dia e construindo coisas que se sustentem ao longo do tempo.

Para reuniões com clientes, com o time e aulas → Zoom

O Zoom é a nossa sala oficial de encontros.

Usamos para reuniões com clientes, alinhamentos internos, aulas ao vivo e sessões de consultoria.

Gosto da estabilidade da plataforma, da possibilidade de gravar, compartilhar tela com facilidade e usar recursos como chat, quadro branco e breakout rooms.
Também deixamos links fixos organizados por projeto, o que agiliza o acesso e evita confusão.

Funciona bem, integra com nosso fluxo e mantém a experiência profissional e fluida tanto pra quem está do lado de cá quanto pra quem participa do outro lado da tela.

Para armazenamento e gestão de notas de reuniões → Notion

Toda reunião importante com cliente ou com o time tem um espaço certo no Notion.

Mantemos uma base central de notas com tudo organizado: data, tipo de reunião, cliente, participantes e próximos passos.

Usamos templates prontos que nós contruímos para cada tipo de encontro: kickoff, status, retrospectiva, entrevistas, planejamento... Isso economiza tempo, padroniza as informações e facilita a consulta depois.

Assim, nada se perde.
Tudo fica documentado, acessível e conectado aos projetos ativos e claro: fácil de achar quando precisamos encontrar!

Para fazer mapas mentais → Whimsical

Sempre que preciso organizar ideias soltas, estruturar um projeto complexo ou simplesmente esvaziar a mente, eu abro o Whimsical.

É visual, simples de usar e me ajuda a enxergar relações entre informações de forma rápida e intuitiva.

Uso bastante para criar fluxos, planejar lançamentos, estruturar jornadas ou até montar pautas estratégicas ou quando preciso organizar alguma coisa que tá na minha cabeça.

A clareza que um bom mapa mental traz é real — e o Whimsical me dá exatamente isso: estrutura com leveza e posso compartilhar com quem eu quiser!

Para fazer jornada do cliente, brainstormings, esboços e protótipos, aulas expositivas etc → Canva

Conheci o Canva em 2014 e é aquele tipo de ferramenta que tá sempreeeee comigo, em mil formatos!

Uso pra tudo: criar jornadas do cliente, estruturar aulas, montar apresentações estratégicas, organizar ideias visualmente ou até prototipar algo de forma rápida.

Ele me dá liberdade criativa com praticidade — não preciso ser designer pra deixar tudo bonito e funcional ;D

Na consultoria, uso muito pra construir frameworks visuais com os clientes.

Na educação, é o que me ajuda a transformar conteúdo denso em algo claro, leve e didático.

Canva é meu queridinho meeeesmo!💙

Para gravação de tela e compartilhamento de informações → Loom

O Loom é meu atalho favorito pra evitar reuniões desnecessárias 🤓

É ele que eu uso pra gravar minha tela quando preciso explicar algo, revisar uma entrega, delegar uma tarefa ou compartilhar feedbacks de forma clara e objetiva — tudo gravando a tela e a voz ao mesmo tempo.

Gravo, envio o link e pronto: a pessoa assiste quando puder, no ritmo dela.

Economiza tempo, evita ruído e mantém a comunicação registrada.
É simples, prático e super útil no dia a dia — especialmente quando a agenda tá cheia, mas a entrega precisa seguir fluindo, é por isso que eu já uso há 5 anos :)

Você pode organizar por pastas, projetos, enfim, é um histórico organizado e além disso tá sempre ali pra quando alguém precisar!

Outras ferramentas que também uso no meu dia a dia

Bom, eu te mostrei aqui as ferramentas que utilizo pra sustentar minha rotina e as principais como eu disse no título que existem no meu dia a dia.

Trouxe mais um olhar relacionado a rotina da Duda mesmo, sabe? Gestão de tempo, projetos, atividades, organização das informações…

Mas para além disso existem dezenas de outras ferramentas que eu uso no Planning is Cool. Se você curtiu esse tipo de news vota lá no final pra eu saber sua opinião e quem sabe posso fazer uma outra edição trazendo as ferramentas mais usadas na empresa também para além das que eu citei aqui hoje :D

Do insight à ação

A essa altura, já deu pra perceber: não é sobre ter um arsenal de ferramentas.

É sobre escolher com intenção, organizar com estratégia e usar com consciência.

Ferramentas, sozinhas, não são o segredo da produtividade.
Mas quando bem escolhidas e integradas ao seu jeito de funcionar, elas deixam de ser só “apps” e viram pontes:

Pontes entre a ideia e a entrega.
Entre o caos e a clareza.

No Planning is Cool, a gente acredita em produtividade com estrutura.
Ferramentas são o meio. A clareza é o fim. E o sistema é o caminho.

Se você quiser aplicar isso agora, aqui vão 3 passos práticos pra sair do consumo de informação e entrar em ação:

1. Faça uma analise da sua rotina atual

• Como funciona seu dia? E como você quer que seja?

• Você já tem clareza das prioridades?

• Sabe o que precisa ser feito?

• Tem um “caminho” para as coisas?

Antes de pensar em ferramentas pense em rotina e aí as ferramentas vem pra sustentar sua rotina e ter dar mais clareza e paz. Hoje o que precisa melhorar? Pense sobre isso…

2. Faça uma auditoria do seu sistema atual

Liste todas as ferramentas que você usa hoje.
Depois, classifique:

• Funciona muito bem

• Funciona mais ou menos

• Só tá ocupando espaço

Você pode se surpreender com o que está ali só por hábito e ainda economizar R$ abrindo mão de alguma.

3. Otimize antes de trocar

Antes de sair testando ferramentas novas, pergunte:
“Já usei tudo o que essa ferramenta pode me oferecer?”
Explora, aprofunda, entende os recursos. Só depois disso pense em substituir.

E antes de terminar me conta: no seu dia a dia quais são as ferramentas que você mais usa? se for alguma que eu não listei aqui, vou amar ler sobre e aprender com você 💙

Com afeto,