A ilusão da produtividade

Tem dias em que eu acordo com aquela sensação de que o tempo está me engolindo.

O Slack cheio de mensagens, a caixa de entrada lotada, o Notion com lembretes de tarefas, e a cabeça gritando: “preciso ser mais produtiva hoje”.

E então começa a maratona invisível: reuniões, mensagens, planilhas, ideias, áudios, projetos, conteúdos, planos, time, clientes, imprevistos e os demais compromissos da vida.

Será que eu estou sendo produtiva o suficiente?

Pra aliviar essa sensação (e talvez pra enganar o cérebro com um pouco de dopamina) eu fiz um gráfico simples no Notion:

Ele me mostra as atividades-base do dia, da semana e do mês. É uma forma de lembrar que, mesmo quando parece que nada avança, existe progresso acontecendo.

E claro, cada visualização tem uma intenção por trás e responde uma pergunta, trazendo dados pra me dar mais clareza.

Eu fiz essas visualizações no Notion pra eu poder me questionar: será que eu estou investindo o meu tempo nas coisas certas?

Onde o meu foco está?

Afinal, não é a quantidade de coisas que eu faço que me mostra se eu estou sendo produtiva ou não, é o impacto que elas tem no resultado que eu espero.

Eu tenho consciência disso só que no dia a dia a gente se ilude pensando coisas como: se eu fizer mais, se eu me dedicar mais, se eu não parar, então, vai dar certo…

E aqui nasce a ilusão de que produtividade é sobre fazer mais.

Como se o volume fosse prova de valor, como se estar exausto(a) fosse sinônimo de estar no caminho “certo”.

Certo para quem? De acordo com qual critério de análise?

Fazer mais o que?

Fazer o suficiente pra que?

Mas, como saber se estamos sendo verdadeiramente produtivos?

Continue lendo!

O teatro moderno do “estar sempre fazendo”

Vivemos uma era em que estar ocupado virou um certo tipo de status.

Como se a correria fosse uma medalha de relevância, uma prova viva de que estamos participando do jogo, principalmente se você também cria conteúdo na internet.

Não é a toa que produtividade é um dos assuntos mais lucrativos do século.

Faça mais.

Venda mais.

Crie mais conteúdo.

Trabalhe mais.

Treine mais.

Estude mais.

Otimize mais.

Seja mais.

Esse é um dos novos evangelhos da era digital e a produtividade é a base dos discursos vazios de muitos gurus que pregam a produtividade como salvação e apontam para o elixir da felicidade instantânea.

O problema é que ninguém se pergunta quem realmente lucra com esse discurso.

As empresas lucram porque você compra mais pra aprender a fazer mais.

As plataformas lucram porque você publica mais.

Os criadores de aplicativos lucram porque você tenta se organizar mais.

E, no fim, o único que não lucra é você que vive exausto(a), com uma sensação de não estar estar sendo “bom o suficiente” e comprando mais cursos.

Será que a resposta está mesmo em fazer mais?

Antes de continuar lendo, te convido a assistir esse vídeo abaixo, mas assista com presença, preste atenção, é uma animação de 4 minutinhos e veja isso como uma oportunidade de hoje refletir sobre o rumo das suas escolhas 👇️ 

O problema não é a produtividade, é a busca por um equilíbrio que não vai existir e por uma conta que sem foco e intenção, não vai fechar no positivo.

A produtividade não é vilã nem heroína, ela é neutra. O que muda tudo é a intenção por trás do movimento.

Qual é a intenção do seu movimento? Se não tem um motivo, por que você está fazendo?

Não é sobre fazer mais. É sobre fazer o que realmente faz sentido.

Mas só vamos saber o que faz sentido se soubermos pra onde a gente tá indo: qual é o resultado esperado no final?

E como vamos medir?

Falei sobre isso na última newsletter: O antídoto para falta de clareza vale a leitura.

A produtividade tem contexto

O que é a produtividade, afinal?

Pra simplificar numa frase eu diria que é alinhar intenção, energia e ação na direção do que realmente importa mas, sem esquecer do contexto.

Afinal, “você não é todo mundo” (o ditado mais popular das mães brasileiras), rs.

Realmente, não somos.

Somos únicos(as).

Não se compare com a produtividade alheia porque ela pertence ao outro, cada um(a) de nós tem um contexto e contexto muda tudo.

Olhe para sua realidade e para o seu foco.

Aquele conceito de que “todos temos as mesmas 24 horas” soa bonita no Instagram, mas ignora a complexidade da vida real.

O tempo pode até ser o mesmo, mas a estrutura, a energia e o contexto de cada pessoa são completamente diferentes.

Tem quem está começando um negócio do zero e precisa fazer de tudo um pouco.

Tem quem lidera uma equipe grande e passa o dia inteiro resolvendo problemas que ninguém vê.

Tem quem está em transição de carreira, aprendendo a lidar com a incerteza e o medo.

Tem quem é mãe solo e trabalha entre o café da manhã das crianças e o silêncio da madrugada.

Tem quem vive uma fase de expansão e precisa lidar com o peso das decisões.

E tem quem está só tentando sobreviver a uma temporada mais caótica (e tudo bem), é uma temporada, elas passam.

Por isso, não dá medir a produtividade com a mesma régua pra todo mundo.

É justamente por isso que a produtividade precisa ser olhada com outros olhos. Menos como um padrão a ser seguido, e mais como uma lente pessoal pra enxergar o que realmente faz sentido agora.

Ser produtivo é algo bom pra aproximar a gente dos sonhos que a gente sonha, sem contexto e intenção não tem como entender como ser mais produtivo(a).

O que é produtividade?

Em resumo: produtividade é a capacidade de gerar mais (ou o mesmo) com menos (ou com os mesmos) recursos.

O termo ganhou força durante a Revolução Industrial, quando o que importava era medir quantas peças uma máquina conseguia produzir por hora.

Era simples: mais peças, mais lucro.

E foi assim que o conceito técnico nasceu: produtividade é a relação entre o que se produz (resultado) e o que se investe para produzir (tempo, energia, recursos).

Mas esse modelo servia pra máquinas e não pra pessoas.

A questão é que a gente trouxe essa mentalidade pra dentro da vida moderna e começou a se comportar como se fosse uma engrenagem também.

Cronometrando o foco, otimizando o descanso e transformando até o tempo livre em tarefa.

Produtividade real, a que eu busco entender hoje nasce da atenção profunda e direcionada, respeitando o ritmo natural dos nossos ciclos e não da tentativa de fazer tudo ao mesmo tempo.

Produtividade pra mim é isso: saber o que realmente importa.

E ter coragem de deixar o resto de lado (só que essa parte dói), porque pra existir produtividade, precisa existir renúncia.

Na vida a gente só tem 2 certezas:

1. Vamos morrer

2. Vamos precisar fazer escolhas

E é a capacidade de escolher que nos torna humanos.

Produtividade não é sobre quantidade de atividades, é sobre resultado final.

E resultado final só vem da clareza dos objetivos e dos dados e por mais importante que sejam as pessoas no final do dia dentro de uma empresa serão os números quem mandam.

E quando a gente entende isso, puts, é aí que uma chavezinha pode girar, porque é aí que a gente pode se perguntar:

• Como agrego mais valor dentro da empresa?

  • Isso impacta inclusive no cuidado com as pessoas, principalmente isso.

• Será que estou focando nas coisas certas?

• O que os resultados estão mostrando?

• Como eu posso melhorar?

• Como eu posso facilitar?

• Onde estão os 80/20?

• Como eu vejo o que tem mais impacto?

• Quais serão as prioridades?

• O que precisa ser feito?

• Onde eu posso focar pra entregar mais resultados?

E essas na minha opinião são perguntas estratégicas para que a gente possa atuar com mais produtividade no dia a dia, buscando fazer o máximo de impacto com o mínimo de dispersão.

Não é sobre fazer mais, é sobre fazer o que precisa ser feito para que o que importa continue existindo e a gente continua avançando e evoluindo.

E isso é até fácil de entender, mas confesso que é bem difícil de viver no dia a dia.

Porque ser produtivo é sobre escolher. E escolher exige presença, autoconhecimento e, acima de tudo, intenção.

A produtividade é só o reflexo da nossa capacidade de alinhar o que pensamos, o que sentimos e o que fazemos.

E quando isso acontece, o trabalho deixa de ser peso e volta a ser propósito.

O foco é a base da produtividade

Se eu não souber onde focar, eu me perco.

Se eu me perco, tô só correndo sem direção…

Sem foco não tem produtividade, mas de onde o foco vem?

De saber o que precisa ser feito.

Mas como?

Foi vivendo, errando, revisando e ensinando que eu cheguei a três referências que mudaram completamente a forma como eu enxergo produtividade no momento presente.

Encontrei aqui respostas para a minha pergunta “de onde o foco vem?” e isso guia muito do meu jeito de pensar também:

Essencialismo, A Única Coisa e OKRs.

Vou compartilhar como esses 3 livros se conectam com a minha perspectiva sobre produtividade, espero que isso te dê bons insights por aí, principalmente nessa fase do último trimestre do ano.

Essencialismo

É um livro que como a própria capa mostra, fala sobre a disciplinada busca por menos, mas ele é um convite de foco para aquilo que é essencial.

Ele apresenta o ponto máximo de frustração que é quando a gente quer fazer tudo e agora.

O que o livro diz que é a mentalidade básica de um essencialista?

(Copiei a tabelinha acima do livro)

Foi aqui que eu aprendi a me perguntar onde o meu foco precisa estar e sempre que eu me encontro perdida num caos mental, lembro disso e também de outras e 3 premissas básicas que o livro me ensinou:

• Escolho fazer

• Só poucas coisas realmente importam

• Posso fazer de tudo, mas não tudo

Essas verdades nos despertam da paralisia não essencial. Elas nos libertam para buscar o que realmente faz sentido e nos permitem viver no nível máximo de execução entendo nosso contexto atual.

E sabe, a verdade é que bem fácil se iludir e buscar por mais quando o mais importante está em entender que é menos.

Eu mesma caio nessa armadilha inúmeras vezes.

Lendo esse livro, aprendi a me perguntar: “Estou investindo nas atividades certas?”

Se não estou, por que estou fazendo o que estou fazendo?

E é aí que entra o gráfico que eu mostrei lá no início, pra me mostrar onde está o meu foco não a quantidade de coisas executadas.

Eu estou focando no que importa?

E é ai que se conecta o próximo livro:

A única Coisa

O livro A Única Coisa me lembra sempre de um princípio que, no fundo, é simples, mas a gente vive esquecendo: não dá pra fazer tudo bem feito ao mesmo tempo.

Esse livro sempre me provoca e me faz olhar no espelho e refletir, sabe?

Principalmente quando eu quero abraçar o mundo e preciso reconhecer que não dá e me manter focada pra não cair na ilusão da falsa produtividade que é sobre fazer mais.

Todo início de trimestre esse livro tem ficado mais vivo dentro de mim…

Sempre lembro de um desenho que tinha no livro, vou colocar a foto aqui pra você ver:

Ali fala sobre a lista de atividades e a lista de sucesso que é justamente onde nosso foco precisar estar.

E traz o pareto ao extremo, eu busquei fazer isso com as OKRs essa semana e diminuir pra ter mais foco e intenção.

Pra focar no que realmente importa.

Qual é a única coisa que posso fazer de modo que ao fazê-la, o restante se torne mais fácil ou desnecessário?

Essa pergunta vem desse livro e tento relembrar dela toda vez que sinto que tem múltiplos caminhos e preciso priorizar.

E é curioso, porque quanto mais eu aplico isso, mais eu vejo como esse pensamento conversa diretamente com os OKRs, uma das metodologias que mais tenho usado no Planning is Cool, com meus clientes e na consultoria na hora de fazer o planejamento estratégico.

No fundo, o livro e os OKRs falam da mesma coisa: clareza e foco.

Um te convida a definir a “única coisa” que importa.

O outro, a transformar essa coisa em um objetivo com resultados claros e mensuráveis.

E é aqui que a mágica acontece 🪄✨

OKRs

OKR é um framework simples de gestão para transformar objetivos em resultados mensuráveis, alinhando pessoas e times em direção ao que realmente importa.

Objective (objetivo) → o que queremos alcançar?

Key results (resultados chave) → como vamos alcançar?

Essa forma de pensar foi criada por Andy Grove, ex-CEO da Intel, e difundida por John Doerr, que escreveu o livro “Measure What Matters” (em português, Avalie o que Importa).

Eu não vou me aprofundar em OKRs aqui porque na edição passada eu escrevi mais sobre OKRs e mostrei como fazemos no Planning, você pode ler a última edição clicando aqui.

Mas o ponto que eu quero deixar aqui hoje conectando esses 3 livros e o que eu aprendi vivendo eles na prática é que produtividade não é sobre fazer mais.

A premissa dos OKRs é focar apenas naquilo que importa.

Não se iluda.

Não caia na armadilha de fazer mais, primeiro, tenha direção, foque naquilo que é essencial, nas coisas que tem mais impacto.

Primeiro direção, depois intenção, aí você elimina os excessos e mantém aquilo que realmente importa dentro desse ciclo.

Eu gosto de OKRs porque eles trabalham com ciclos, e a gente consegue sempre medir, aprender, melhorar e tem mais clareza pra decidir.

Lembra o que eu falei antes sobre escolher? Não dá pra ser produtivo sem foco, e só existe foco depois da escolha.

O foco é a base, o foco só vem da direção, a direção vem dos objetivos e dos dados.

É por isso que o KR mede 💙

E no dia a dia a junção disso é o que me ajuda a ter mais foco, inclusive, consigo ver apenas as atividades e projetos relacionadas aos KRs e isso me ajuda a saber onde o meu foco precisa estar.

Logo, eu reduzo excessos e me concentro no que realmente importa.

Hoje, OKRs são a bússola que me guia para tomada de decisões estratégicas sobre o que vai acontecer nesse ciclo.

E viver isso na prática me ensina a cada dia que o menos é mais, me provoca a não me perder no excesso de coisas, mas manter meus olhos naquilo que verdadeiramente importa dentro da empresa.

A produtividade é sobre fazer menos e não mais e o que me ajuda a decidir com mais clareza e paz hoje é ter esse painel que me mostra dados, que me permite medir mas acima de tudo: entender.

E fica uma frase aqui de uma das mentes mais brilhantes que já existiram:

Você percebe o quanto tudo isso se conecta? já tinha parado pra pensar na produtividade como fazer menos e não mais?

Do Insight à ação

Essa edição de hoje foi pra te convidar a enxergar produtividade como algo que é sobre fazer menos com mais intenção, em vez de se ocupar tentando imaginar como fazer caber ainda mais.

Não é sobre esse discurso doentio de mais, mais e mais.

Não é sobre fazer mais, é sobre reduzir o ruído.

É sobre foco e a coragem de deixar ir o que não é vital.

Por isso, meu convite pra essa semana é simples: olhe para sua vida no geral, mas principalmente para o seu trabalho com atenção.

Perceba o que é movimento e o que é barulho, o que é ego e o que é indispensável. Veja o que realmente te aproxima dos resultados que importam. E tenha coragem de deixar o resto ir.

Produtividade é um jogo de escolhas e toda escolha carrega um custo. Mas quando você escolhe com consciência, o custo vira investimento.

Que essa semana te traga mais clareza do que urgência. Mais foco do que movimento e mais sentido no que você faz. É o que eu desejo pra nós.

E lembre-se: produtividade é sobre focar naquilo que realmente importa e ela sempre tem um contexto e ciclos. É isso o que eu acredito.

Se você gostou dessa edição, por favor, não esquece de votar na pesquisa ali embaixo, isso é uma forma de apoiar o meu trabalho e isso é bem importante pro Planning.

Toda semana eu paro pra escrever aqui pra você e preciso saber se está fazendo sentido, por isso a sua avaliação importa e muito.

Te encontro no domingo que vem às 08h08 e desejo um ótimo resto de dia por aí hoje!

PS: cuide-se e não caia na ilusão da produtividade.

Obrigada pelo seu tempo :)

Com afeto,