“O que fazer para não surtar com a gestão de pessoas?”

Já perdi a conta de quantas vezes eu ouvi essa pergunta, de clientes, de alunos e alunas, de amigas, mas também dentro da minha própria mente (inclusive essa semana e já já vou contar sobre isso).

Eu sempre falo que não existe uma única resposta para essa pergunta, a verdade é que ela sempre abre espaços para novas dúvidas e diálogos.

Eu lidero pessoas e times desde os 19 anos, já faço isso há 13 anos e posso te dizer: não fica mais fácil, até porque cada empresa é um mundo e cada pessoa também.

Claro que com o tempo vamos amadurecendo e ganhando mais experiência mas a realidade é que cada projeto traz desafios únicos, pois é feito de pessoas únicas em contextos sempre novos também.

E tudo é sobre pessoas, começa e termina nelas.

Pessoas são o centro de tudo sempre, inclusive dos resultados que mantém uma empresa saudável.

E se os resultados não aparecem é porque existe um desalinhamento de algo, a pergunta é: o que está desalinhado?

Na edição de hoje quero ter uma conversa honesta sobre esses desafios e como eu busco lidar com isso no dia a dia. E vamos começar falando de algo extremamente importante:

Eu surto, tu surtas, ele/ela surta, nós surtamos

Conjugar o verbo surtar se tornou mais fácil depois de liderar e trabalhar com gente 😂

A real é que ninguém que lidera vai passar ileso por um momento de surto, essa semana tive um momento onde “travei” e cuidei pra não surtar, rs.

Respirei fundo, fechei os olhos, contei até 10 e me perguntei:

“Ok, como posso melhorar? O que eu posso fazer de diferente?”

Fiquei parada alguns minutos, enquanto respirava e sentia o ventinho bater no meu rosto tentando não pensar em mais nada.

E dentro de mim uma outra Duda correndo na “sala de controle dos Divertida Mente” gritando e sentindo todo aquele caos.

“Hey, hey! Volta, Duda…

Surtar não vai resolver, como podemos resolver? dá pra resolver? respira, pausa…”

Esse diálogo aconteceu dentro da minha mente 5 dias atrás, quando passei uma situação delicada com uma pessoa.

Senti minha cabeça cheia de dúvidas, pensamentos e conversas internas, logo, lembrei do GTD e pensei, “preciso esvaziar a minha mente”.

Em momentos assim, eu amo escrever para me entender melhor, isso me ajuda a organizar os meus pensamentos e buscar a origem deles, então, eu fiz isso pra não surtar.

Mas Duda, o que é “surto?” Talvez você esteja se perguntando sobre isso e vou compartilhar aqui:

Eu não estou falando aqui de um colapso completo (embora às vezes chegue perto).

Surto, no contexto em que eu estou usando aqui sobre gestão de pessoas, é aquele momento em que a pressão, as expectativas, os conflitos e a imprevisibilidade da vida real batem na porta e muitas vezes chegam mudando tudo nos planos da gente.

É quando sentimos que não temos todas as respostas, que estamos perdendo o controle, que não sabemos como agir.

É o instante em que você se pergunta: “Será que eu vou dar conta?” 

E acredite: todo líder já fez essa pergunta.

O surto pode ter várias causas:

• Quando uma pessoa do time sai de repente e deixa um vazio que parece impossível de preencher.

• Quando um cliente muda tudo em cima da hora e você precisa conduzir a equipe no meio do caos.

• Quando as pessoas parecem não entender a direção, mesmo depois de você explicar várias vezes e até desenhar e escrever.

• Ou quando você percebe que não está sendo o(a) líder que gostaria de ser.

O surto é humano e também um excelente professor!

Ele escancara os nossos limites, mas também abre espaço pra gente olhar para dentro e reorganizar a rota, como eu fiz com um assunto essa semana.

A questão central aqui não é “como evitar o surto”, mas “o que fazer quando ele está prestes a chegar?”.

Como minimizar o surto e como lidar melhor com as pessoas para que os momentos de surto/susto sejam cada vez menos frequentes?

E aqui entra o que eu tenho aprendido nesses 13 anos liderando pessoas e projetos:

8 aprendizados que trago comigo sobre lidar com pessoas no ambiente de trabalho (e na vida)

Não são regras, nem garantias.

São aprendizados que fui juntando ao longo da minha jornada e vou compartilhar aqui com a intenção de te dar insights por aí.

Mas filtre, ok? Leve no coração e na mente aquilo que falar com você na edição de hoje, o que não fizer sentido, descarte.

Inclusive, acredito que é uma boa ideia você ler esses 8 tópicos e responder para si mesmo(a): quais deles existem no meu dia a dia? Será que algum deles pode me ajudar no que eu tenho precisado aqui?

Vamos começar:

1. Autoconhecimento

“Liderar começa em mim”, essa é uma das frases que costumo repetir mentalmente pra nunca esquecer.

Pode parecer óbvio, mas durante muito tempo eu achei que liderança era só sobre “cuidar dos outros”.

Até perceber que, sem olhar para dentro, eu estava apenas reagindo às situações no automático e quase sempre, de um jeito que piorava ao invés de melhorar.

Aprendi (e continuo aprendendo todos os dias) que quanto mais entendo meus limites, gatilhos e formas de reagir, mais consciente é a minha resposta diante do outro.

• Quando não sei o que me dispara, eu coloco nos outros uma carga que é minha.

• Quando não conheço minhas sombras, eu projeto no time expectativas irreais.

• Quando não reconheço minhas forças, eu acabo me diminuindo em vez de guiar.

O autoconhecimento não é um “plus” na liderança.

É condição de sobrevivência.

É de onde todo o resto vem, a liderança começa primeiro em você, é comum ouvirmos sobre “você precisa conhecer seu time, pontos fracos, fortes, etc”.

Mas, e quanto a nós mesmos? A liderança começa em quem somos!

Antes de ser líder de alguém, preciso ser líder de mim mesma.

E falta líderes de si mesmos no mercado…

E o autoconhecimento é sobre isso, sobre conhecer a nós mesmos.

No fim, autoconhecimento é sobre responsabilidade: quanto mais eu me conheço, menos eu terceirizo para os outros o peso da minha própria bagagem.

E talvez você esteja se perguntando: “Mas como é que eu faço isso na prática, Duda? Como eu cultivo esse tal de autoconhecimento no meio da correria?”

Vou te contar um pouco do que eu faço, não como fórmula mágica, mas como práticas que sustentam minha sanidade no dia a dia:

• Terapia → comecei em 2019 e é o meu espaço de revisão interna. Assim como reviso projetos, processos e estratégias, reviso também meus pensamentos, sentimentos e padrões. Terapia é meu “painel de controle humano”.

• Journaling → escrever me ajuda a organizar o caos. Quando coloco no papel o que estou sentindo, muitas vezes encontro a raiz de um desconforto que parecia impossível de explicar.

• Momentos de pausa → eu sei, parece contraintuitivo parar quando tudo está correndo. Mas justamente nesses respiros encontro clareza para responder melhor às situações.

• Reflexões semanais → eu costumo separar um tempo para olhar para a semana que passou e perguntar: o que me fez bem? O que me drenou? Onde reagi no automático? Onde escolhi responder de forma consciente?

E isso conecta diretamente com o próximo aprendizado:

2. Primeiro eu, depois o mundo

Só conhecer quem somos não é suficiente, precisamos também cuidar de nós mesmos.

Eu sei que um papel de liderança traz junto inúmeras responsabilidades. E isso pesa pra caramba.

Muitas vezes pesa no corpo, pesa na mente, pesa no coração…

Com o tempo eu entendi algo essencial: para cuidar melhor dos projetos, das empresas e das pessoas, eu preciso estar bem primeiro.

Mas isso só virou uma verdade que eu defendo depois que eu tive um burnout em 2023, escrevi sobre isso na edição Por que menti quando me perguntaram se eu já tive um burnout?

Eu sou a minha principal ferramenta de trabalho.

• Se a minha mente está confusa, eu crio confusão.

• Se o meu corpo está exausto, eu entrego decisões frágeis.

• Se o meu coração está pesado, eu passo peso para o time.

O contrário também é verdade:

• Quando eu estou alinhada comigo, eu consigo gerar alinhamento ao meu redor.

• Quando eu tenho clareza, eu ofereço clareza.

• Quando eu estou presente, eu sustento presença.

Parece egoísta dizer “primeiro eu, depois o mundo”. Mas na prática é o contrário: é o único jeito de servir de verdade.

Porque liderança não é sobre se anular pelo outro. É sobre se fortalecer para ter energia, consciência e coragem de guiar, é servir.

E pra servir, a gente precisa estar bem, para estar bem precisamos cuidar de nós.

3. Alinhamento de expectativas

Isso vale pra vida como um todo, não só para o trabalho!

Alinhamento de expectativas na minha opinião é a chave de qualquer bom relacionamento.

A primeira coisa que me ajuda a alinhar expectativas é entender o papel e as responsabilidades do outro.

Já entrei em empresas e liderei times prontos, já comecei uma empresa do zero e projetos do zero e precisei contratar pessoas também, em ambos os cenários algo que me ajuda é a Matriz PRC.

Aprendi sobre ela em 2019 numa aula da minha pós-graduação em gerenciamento de projetos, na FIA, com o professor Paulo de Tarso, uma grande referência pra mim na gestão de projetos.

Desde então, sempre levo a Matriz PRC comigo por onde vou e preencher isso me dá clareza do que esperar do outro.

Aqui no Planning usamos desde a contratação, inclusive é a Matriz PRC que mostra o tipo de profissional que estamos procurando. Mas ela permanece viva depois, para feedbacks e futuros alinhamentos.

E eu e você, como líderes, precisamos saber responder essas 3 perguntas abaixo:

1. Qual é o papel dessa pessoa?

2. Qual é a responsabilidade dela?

3. Quais são as competências técnicas e comportamentais que esse papel exige?

Se isso não estiver claro para a empresa, para o líder e para a pessoa que executa o papel, como é que vai existir alinhamento de expectativas?

E sem alinhamento de expectativas é impossível ter um relacionamento saudável porque sempre haverá frustração de um dos lados, fato!

Se você ainda não tem um documento que responda isso, eu vou deixar aqui um vídeo no Youtube que está no canal do Planning, onde ensinamos sobre Matriz PRC

Vale a dica para aplicar caso você não saiba a resposta das 3 perguntas ali em cima =)

4. Clareza dos objetivos

Ainda conectando com o tópico anterior, um “papel” existe dentro de uma empresa porque essa empresa tem uma necessidade.

Essa necessidade nasce de algo que precisa ser executado.

E aquilo que é executado precisa, de alguma forma, contribuir para os resultados da empresa. Certo?

Mas aí vem a pergunta: que resultados são esses?

Será que estão claros para o time? Será que cada pessoa entende como o que faz no dia a dia impacta no todo?

Eu sempre uso a analogia do Uber pra falar sobre isso…

Quando você abre o app, a primeira coisa que ele pede é: pra onde você vai? Depois, ele confirma: de onde você está saindo?

Sem ponto de partida e direção de destino é impossível chamar um carro, não existe movimento.

Como é que a gente pode pensar que fazer uma empresa dar lucro pode funcionar se não tivermos a direção de pra onde estamos indo?

Nos últimos anos, temos usado OKRs tanto com clientes quanto aqui no Planning.

E essa ferramenta tem se tornado um divisor de águas. Por quê? Porque transforma visão em direção e direção em ação.

Existe um painel de OKRs e todas as pessoas do time podem acompanhar e inclusive isso é construído junto, então, dá direção e integra a todos que tendo uma visão clara sabe para onde a empresa está indo.

Se você quiser, pode contratar o meu serviço pra te ajudar no seu planejamento estratégico utilzando OKRs, é só clicar aqui que eu te conto como.

5. Feedback Masterchef

Eu sempre amei assistir Masterchef! Já já vi todas as edições. E foi de lá que eu trouxe um conceito que uso até hoje: o Feedback Masterchef.

Funciona assim:

A pessoa faz a entrega. Eu “experimento“, faço uma análise crítica, reviso, penso na experiência do usuário que vai receber, entendo se tem o que é necessário e dou um feedback na sequência:

• O que foi bom? (Reforço o que foi bom, fico cançando acertos)

• O que pode ser melhorado? (Se houver, eu pontuo)

Esse equilíbrio faz toda a diferença. Porque ninguém cresce só ouvindo “tá ruim”. Cresce quando entende o que já faz bem e no que pode evoluir.

Eu chamo de feedback Masterchef porque dou na hora que eu reviso, aprendi que quanto mais rápido o feedback acontece, mais útil ele é. Porque ainda está fresco para o outro e também para mim.

E isso ainda dá tempo de ajustar a rota e, principalmente, não vira ressentimento ou acúmulo (que com o tempo pode virar um peso mental).

Aprendi com a minha tia, Denise, que o que não vira palavra vira sintoma. É uma frase que ela me apresentou e trago dentro de mim desde que ouvi pela primeira vez.

E sinto que esse feedback Masterchef me ajuda nisso, a não guardar coisas que podem fazer meu corpo sentir, eu prefiro colocar pra fora e buscar construir relacionamentos saudáveis.

Uma lição valiosa que trago comigo sobre a importância do feedback é essa:

E é por isso que eu, Duda, acredito que dar feedback é sobre coragem e cuidado ao mesmo tempo.

Coragem para falar o que precisa ser dito, sem rodeios. E cuidado para não esquecer que, do outro lado, existe uma pessoa que também está aprendendo (assim como eu).

6. One on One

Falei de feeback, mas assim como é importante dar também é essencial receber.

Eu busco estar sempre atenta a isso pra entender como eu também posso melhorar.

De forma intencional o que abre esse espaço de troca entre líder-liderado pode ser um ritual chamado One on One.

É um termo que nasceu no Vale do Silício e foi bastante difundido por Andrew S. Grove, ex-CEO da Intel, no livro High Output Management (Gestão de alta performance), esse aqui ó 👇🏼

Muitos líderes de tecnologia (Google, Apple, LinkedIn) adotaram e popularizaram os One-on-Ones a partir das práticas da Intel e claro, isso popularizou e hoje é uma prática mais comum inclusive aqui no Brasil.

No livro, ele descreve os encontros individuais entre líder e liderado como a prática de maior alavancagem para o líder porque permitem alinhamento, desenvolvimento e diagnóstico de problemas que não aparecem em reuniões de equipe.

Qual foi a última vez que você parou (de verdade) para ouvir seu time e abrir esse espaço?

7. Regra do 3

Eu aprendi essa regra assistindo uma das minhas séries favoritas, Suits.

Foi com a personagem Donna, a secretária do Harvey, que sempre trazia lições práticas escondidas em frases simples e eu sempre a achei genial!

Eu me inspirava demais nela, buscando ser a “Donna” pelas empresas onde eu passava.

Em 2021 eu comecei a aplicar a regra do 3.

Mas, o que é isso?

Se você der um fedback 3x sobre a mesma coisa para a mesma pessoa e nas 3 vezes ela não mudar, não haverá uma quarta.

Ou seja, falei 3 vezes sobre algo e não houve mudança? Não tem mais como continuar. Acaba virando um peso mental para ambos os lados.

Eu busco seguir isso mas claro entendendo a exceção à regra e não agindo de forma precipitada, sempre ouvindo e buscando caminhos de apoiar o outro lado.

Inclusive, aqui a Matriz PRC é insumo pra tomada de decisão também, e por isso eu disse antes sobre alinhar expectativas, sabe?

Se teve alinhamento, se teve feedback, se teve escuta e apoio e ainda assim o outro não evolui, aí não é mais sobre mim, é sobre o outro e sobre eu aceitar que posso fazer tudo pelo outro, menos a parte dele.

Pensa comigo:

A pessoa comete o MESMO erro 3 vezes, você dá feedback, mostra como faz, conversa, ensina, abre espaços de troca, ajuda, apoia, orienta e ainda assim ela repete de novo, será mesmo que ela está tão interessada assim em agregar valor e evoluir?

Se uma pessoa não escolhe mudar, não é você quem vai mudá-la.

Você pode ser gerente, líder, o papa mas não vai mudar ninguém.

E é exatamente isso que aprendi ao longo dos anos: liderança não é sobre salvar ou consertar pessoas. É sobre dar as condições para que elas mesmas escolham crescer.

A mudança sempre vem na ação, se alguém só fala que vai mudar e não muda isso não vale de nada.

Falar, até papagaio fala e somos todos adultos, não temos mais tempo pra ficar brincando quando o assunto é gerar valor dentro das empresas.

Técnica se ensina, caráter e comportamento não.

8. Melhoria contínua

No começo, eu queria “acertar de primeira”. Achava que uma boa líder era alguém que já sabia de tudo e não errava nunca.

Mas a vida real me mostrou o contrário: ninguém nasce pronto para liderar e ninguém começa sabendo, aprende vivendo.

A melhoria contínua, pra mim, é quase como uma filosofia de vida: não se trata de buscar perfeição (que nem existe), mas de caminhar todos os dias um pouco melhor do que ontem.

É o #BlockByBlock que tanto falamos aqui no Planning, que vem do 1% melhor a cada dia, que se conecta com a melhoria contínua e faz parte do aprendizado contínuo ao longo da vida.

Aqui, tudo se conecta e novas oportunidades aparecem. E olha como tudo se conecta:

O autoconhecimento, o alinhamento de expectativas, a clareza de objetivos, o feedback Masterchef, o ritual de One on One, a Regra do 3.

Se a melhoria contínua for a base de todos, a gente sempre vai continuar melhorando.

Em breve vou escrever uma newsletter apenas sobre isso.

Do Insight à ação

Depois de tudo isso, a pergunta que fica é: o que precisa ser resolvido essa semana para você ter mais paz mental quanto o assunto é a gestão de pessoas?

Dos 8 aprendizados compartilhados, qual deles também faz parte do seu dia a dia? Me conta aqui nos comentários? Vou adorar saber!

E claro, pra levar isso de forma viva e prática para sua realidade, faça uma autoanalise do seu momento atual como líder e se pergunte:

“O que eu preciso fazer pra resolver isso que está travado dentro de mim e prejudicando os resultados da empresa?”

Dos tópicos abordados, qual precisa de mais atenção no momento do agora?

Olhando pra eles, o que o seu coração sente? O que a sua mente diz?

Qual é a próxima ação? Escreva. Planeje.

Escolha uma coisa só. Não precisa abraçar tudo de uma vez. Mas comece.

Porque é esse movimento, mesmo que pequeno, que constrói a sensação de preparo.

E quando o surto bater na porta (porque ele vai bater, ô se vai!) você já terá criado bases mais firmes para não ser engolida por ele e levar as coisas de uma forma um pouco mais leves e maduras no dia a dia.

E antes de sair dessa edição, não esquece de deixar o seu voto e sua opinião sobre a newsletter de hoje, isso me ajuda muito 💙

Com afeto,