15 formas de organizar (de verdade) uma empresa | Parte 2

Se você chegou até aqui, é porque entendeu que organizar uma empresa vai muito além de ter planilhas bonitas ou pastas com nomes perfeitos.

Organizar, de verdade, é construir um sistema vivo e funcional.

É criar clareza no meio do caos.
É saber onde cada coisa vive e por que ela está ali.

Na parte 1 a gente começou esse caminho falando sobre visão, modelo de negócio, contexto, processos e propósito.

Hoje, na parte 2, a gente vai um pouquinho mais fundo.

Vamos falar sobre a cultura que sustenta tudo o que acontece (mesmo quando ninguém tá olhando), o plano estratégico que guia os passos, os projetos que colocam a empresa em movimento, os ambientes onde a informação vive e, claro, sobre comunicação, público e métricas que sustentam decisões.

Essa edição não é pra ser lida com pressa, respira fundo, vem com presença pra leitura, abre seu coração pra esse papo e se imagina numa conversa comigo sobre o assunto =)

É pra ser refletida com calma, como quem arruma um cômodo da casa e, no meio da faxina, encontra algo que havia esquecido.

Talvez você encontre aqui uma pergunta que ainda não havia feito.
Ou talvez uma resposta que você estava evitando…

Seja como for, que essa leitura te ajude a fortalecer os pilares invisíveis da sua empresa, aqueles que não aparecem no Instagram, mas que sustentam resultados de verdade.

Vou compartilhar mais lições e aprendizados que tive nos últimos 8 anos ajudando empresas a serem mais eficientes e lucrativas no digital.

Quando a gente fala sobre “organizar uma empresa” o buraco é muito mais embaixo do que só “mapear e documentar os processos”, se fosse só isso seria um sonho 😅

Mas a realidade é que o pilar que sustenta a clareza e organização envolve no mínimo 15 camadas e é sobre esses caminhos que encontrei e acredito que vou continuar escrevendo pra você aqui vem descobrir a segunda parte dessa edição👇🏼

5. Como as coisas funcionam dentro da empresa?

Sabe aquela frase “a cultura come a estratégia no café da manhã” do Peter Drucker?

Ela é real.

Porque não adianta ter os melhores processos, metas e sistemas se ninguém entende como as coisas funcionam por aqui.

E não tô falando de processos, tô falando de acordos invisíveis.

Cultura é o que acontece quando ninguém tá olhando.

É o jeito como as decisões são tomadas, como as pessoas se relacionam e como o trabalho acontece.

É o que molda o comportamento da equipe, mesmo sem regra escrita.

Tem gente que acha que cultura é “papinho de RH”.

Mas pra mim, cultura é infraestrutura invisível. É o ambiente que sustenta uma empresa viva, coerente e alinhada (mesmo no caos).

E o mais importante: toda empresa tem uma cultura. Assim como cada país tem a sua, cada estado, cada família... cada empresa é um mundo com sua própria forma de ser.

A diferença é que algumas nomeiam, documentam, cuidam.
Outras deixam acontecer e, muitas vezes, se arrependem depois.

Como a gente vê a cultura do Planning?

Aqui no Planning, usamos o modelo Culture Canvas, da plataforma Fearless Culture.

É uma ferramenta visual incrível, com mais de 10 dimensões que ajudam a traduzir o que, muitas vezes, fica solto e implícito.

Se você visitar o site da Fearless Culture, vai encontrar exemplos de empresas como Netflix, Spotify, Airbnb, Microsoft, Pixar e várias outras.

E se você também quer usá-lo no seu negócio, vou deixar o link aqui pra você ver os modelos preenchidos e conseguir fazer download.

Você pode imprimir ou pode usar num Miro ou Canva, por exemplo, pra preencher com seu time.

A gente criou o nosso em 2023, presencialmente, com o time respondendo:
O que a gente vive aqui? Como queremos viver? O que valorizamos? Qual é o nosso propósito?

Igual escrevi ali em cima, aqui a gente seguiu o passo a passo que aprendemos na Fearless Culture. Eu super indico e gosto dessa ferramenta!

Não é uma coisa que a gente fez e deixou “solta”, sabe?

Isso é usado no dia a dia pra relembrar nossa cultura, pra dar feedbacks, pra alinhar expectativas.

Sempre mostramos no onboarding, relemebramos no Show & Tell, inclusive no Show & Tell a gente tem os destaques do mês que são justamente as pessoas que nós mais vimos viver a cultura no dia a dia.

Desde então, atualizamos quando necessário, mas ele segue vivo, como um guia de cultura pra que todas as pessoas saibam o que importa aqui.

Porque cultura não é o que está escrito.
É o que está vivo no dia a dia.

6. Pra onde essa empresa está indo?

Toda empresa precisa de direção.
E mais que isso: precisa comunicar essa direção de forma clara pro time e pra quem caminha junto.

No Planning is Cool, acreditamos em planejamento estratégico enxuto.
Nada de planos com 30 páginas que viram decoração na nuvem.

Queremos um plano que vive. Que guia. Que respira junto com a operação.

Por isso, trabalhamos com ciclos trimestrais — porque 90 dias é tempo suficiente pra ver progresso sem perder agilidade. Principalmente num mundo incerto e em constante movimento.

A cada novo trimestre, a gente para pra olhar com intenção:

• Onde estamos?

• Pra onde queremos ir?

• E o que precisa acontecer pra chegar lá?

A partir disso, definimos os nossos OKRs.

O que são OKRs?

OKR significa Objectives and Key Results, ou seja: Objetivos e Resultados-Chave.

Funciona assim:

• Objetivo: uma meta qualitativa, clara e inspiradora — o “pra onde queremos ir”

• Resultados-Chave (KRs): metas mensuráveis que indicam se estamos avançando

Esse modelo ajuda tanto o nosso time interno quanto os clientes da consultoria, com quem aplicamos esse formato de planejamento há quase 2 anos.

Já usei em outras empresas também e conheço há alguns anos porque na Neil Patel Brasil eles também usam OKRs (ou usavam pelo menos até 2024) período no qual eu prestava serviço pra agência.

Na foto acima, é um print dos slides que eu preparei pro time.

A gente começou um ritual chamado Show & Tell, em breve conto sobre ele numa news mas quero ter mais vivência antes, eu participava dele na NPBR e agora trouxe pro Planning também.

Na imagem da direita eu mostro algo que valorizo muito, o ciclo do crescimento:

• Aprender

• Aplicar

• Descobrir

• Compartilhar

E ao lado, mostrando que percorri o caminho do Show & Tell e OKRs há mais de 4 anos pela primeira vez e trouxe pra explicar o porquê nesse momento da empresa vamos ter Show & Tell no Planning.

Curiosidade: Show & Tell é uma iniciativa de 2025, que veio também por conta dos OKRs olha só (tá tudo conectado haha) 🗝️

7. O que a empresa está fazendo pra alcançar os objetivos?

Tem prazos, responsáveis, escopo e um plano de execução claro.

A gente traz a mesma base e mesmo método que eu ensino desde 2021 pra alunos e alunas da IGPP.

O projeto está vinculado ao cliente ou se é interno, ao Planning, tem a lista de projetos ativos que é a do print acima, mas também temos a visão de quais projetos estão pra iniciar, quais estão no backlog e todo nosso histórico.

Inclusive, só dentro do Notion (fora as ferramentas que usamos dos clientes e projetos que existem dentro do sistema deles) aqui já passamos de 110 projetos gerenciados no Notion nos últimos 4 anos — isso sem contar os ativos!

Ou seja, todo nosso histórico, existe aqui pra consulta, estudo e evidências.

Planejar é essencial.

Mas o que move uma empresa são as ações reais que estão em andamento.

E aí é onde muita gente trava 😕

Tem um planejamento lindo no mural (ou no app), mas ninguém sabe o que está sendo feito, nem como aquilo se conecta com o objetivo final.

Aqui no Planning, tratamos os projetos como pontes entre a estratégia e a execução.

Eu defendo a ideia de que o gerenciamento de projetos não é só uma profissão, é uma habilidade e que será extremamente necessária para os futuros que estamos construindo.

Ele também argumenta que “em breve, tudo — absolutamente tudo — será um projeto”, já que a automação e a mudança constante empurram as empresas a se organizarem em torno de iniciativas temporárias e estratégicas .

E essa habilidade…

Bom, muitas vezes ela esbarra na simples compreensão entre a diferença do que é: objetivo, meta, projeto, processo, atividade, tarefa…

Porque ninguém ensina isso pra gente, não é algo que falam na escola, é depois e nem todo mundo se interessa pelo assunto também, vamos ser honestos né? kkk

Cada talento no seu palco (ou bastidor)! 😄 

No futuro posso escrever sobre isso (ou você também pode pesquisar a respeito).

Enfim, o que eu quero dizer é que dentro de muitas empresas está faltando um link que conecta a estratégia com a operação, e esse link está na mão de quem tem a habilidade de gerenciar projetos.

Tá faltando líder de empresa que sabe como gerenciar um projeto com clareza, e isso é uma dor de dezenas de empresários e empresárias que eu encontro: o tático, o lugar onde a habilidade de gerenciar projetos brilha!

Ideias tem de monte, mas estão levando pro objetivo desejado?

Um projeto transforma uma situação atual numa realidade desejada (que na verdade é uma hipótese e que precisa ser validada).

Minhas perguntas sobre o tema hoje pra você são:

• Você tem um painel visual que te responde hoje quais projetos estão ativos na sua empresa?

• E quais estão pra iniciar? E no backlog? E quantos já foram concluídos?

• Seus projetos de hoje estão conectados a um objetivo? Por qual motivo esse projeto existe?

• Quem gerencia esses projetos no dia a dia?

• Como vocês estão medindo os resultados do projeto?

• Vocês tem clareza das próximas ações de cada projeto?

• Existem modelos que facilitam seu dia a dia e otimizam o tempo da equipe?

Bom, já tem bastante pergunta pra te ajudar a pensar em melhores caminhos por aí, que te tragam mais clareza, segurança de saber onde encontrar cada informação e por consequência, mais paz no coração =)

Hoje aqui no Planning, a gente prioriza projetos que são vinculados aos nossos objetivos estratégicos, sendo as iniciativas dos OKRs do trimestre.

Sem isso, a operação vira um monte de tarefas soltas.
Com isso, cada pessoa entende o porquê do que está fazendo e como contribui para o todo.

E claro, a gente tem uma database de projetos onde centralizamos os objetivos, KRs, atividades, enfim, aqui “a coisa toda se conecta”.

8. Onde as pessoas vão encontrar as informações?

Sabe a lista de projetos? Os OKRs? As iniciativas?

Nada disso funciona se estiver perdido em mil ferramentas ou pastas que ninguém sabe acessar.

Por isso, criamos um escritório compartilhado no Notion.

É o nosso centro de gestão: tem tudo que é essencial sobre a empresa (processos, projetos, áreas, atividades, decisões — com clareza, lógica e usabilidade).

Começamos pelo básico.
E fomos melhorando com o tempo, com base na rotina da equipe e nas necessidades reais (na real, a gente melhora até hoje sempre que necessário).

Um ambiente de gestão compartilhada não é algo que você constrói uma vez e pronto.

Ele evolui, muda, amadurece. Assim como a empresa.

Além do Notion, usamos o Google Drive para armazenar arquivos estratégicos, com uma estrutura simples e funcional.

Nós temos uma pasta raíz chamada Planning is Cool, dentro dela tem:

• Planning is Cool | Escritório compartilhado

• Planning is Cool | Gestão da empresa

Vou te mostrar aqui:

9. Por onde você vai falar com o time?

Comunicação clara não é mandar mais mensagens.
É saber onde falar o quê, com quem, de que forma e qual é o contexto.

Nem tudo precisa ser dito no WhatsApp às 22h, né? 🧠⏳

Aqui no Planning, a gente acredita que comunicação bem organizada é um dos maiores pilares da eficiência.

Sem isso, vaza tudo: energia, tempo, clareza, e até bons profissionais.

Por isso, criamos um guia de comunicação interna que faz parte do onboarding de toda nova pessoa.

Ele mostra onde cada assunto deve acontecer, quais canais usar e como nos comunicamos por aqui, o que fazer x não e coisas do tipo.

Parece simples, mas isso muda tudo no dia a dia.

Fica dentro do nosso escritório compartilhado no Notion:

10. Pra quem a empresa vai vender?

Quem tenta vender pra todo mundo... não vende pra ninguém.

Um jeito interessante de estruturar/organizar todas essas informações é ter um quadro branco digital, tipo o do print que eu mostrei acima pra você conseguir ver tudo num lugar só.

Você pode usar o Miro, o Canva, o Mural, o Whimsical ou qualquer outra ferramenta da sua escolha.

Pensa só: o marketing é fundamental pra trazer receita, então pra entender como tudo se encaixa na sua empresa, é necessário entender pelo menos o básico sobre o seu cliente ideal.

A resposta começa no Canvas de Modelo de Negócio, que falamos na parte 1 dessa edição.

É ali que você define quem é seu cliente ideal, qual problema ele tem e que valor você entrega.

Mas isso é só o começo.

Saber de verdade pra quem você vende é entender:

• O que essa pessoa sente?

• Onde ela busca respostas?

• Como ela se comporta?

• Onde ela está?

• O contexto do mundo

• Estudar, fazer pesquisas sobre seu público, escutar as pessoas e taaaantas outras camadas!

Eu tenho meu jeito de fazer, que é a soma dos últimos 10 anos trabalhando em agências e os últimos 8 só em mercado digital, pra gerenciar projetos de marketing eu precisei estudar sobre a área com inúmeros cursos, mentorias, treinamentos etc.

Importante: NÃO me considero especialista em marketing e não ensino sobre isso ok, não é a minha área de foco mas é um campo de interesse e estudo frequente na minha rotina.

Meu rolê hoje é consultoria focada em projetos, processos, pessoas e tecnologia!

Mas tudo que eu aprendi eu aplico no Planning quando faz sentido e uso de insumo para colaborar com estratégias de clientes quando necessário.

Mas só entender sobre a pessoa não é o suficiente, tem o contexto do mundo, a análise pestel que falei na edição 1 também pode te ajudar.

E ai a gente chega em algo focado em comportamento, aqui é infinito o assunto sobre, porém pra tangibilizar de alguma forma e ser mais pragmática, vamos falar sobre comportamento do consumidor.

Como você vai chegar até essa pessoa, como é o comportamento dela na hora de uma compra?

Bebi da fonte do próprio Google e de uma pesquisa anos atrás e gostei de como ele deixa mais real o assunto.

Tem um estudo incrível do Google chamado Messy Middle Journey que mostra que a jornada de compra não é linear.

Ela é confusa, cheia de idas e vindas, comparações, dúvidas e decisões influenciadas por mil fatores.

Você pode ler depois. Mas o ponto é:

Seu cliente está em movimento.
E se ele vai te encontrar, provavelmente será através de algum tipo de conteúdo, seja orgânico ou pago.

Então, com quem você fala e como essa pessoa se comporta?

Se você não tem clareza sobre isso, tudo vira ruído.

• Post vira desperdício

• Campanha vira aposta

• Proposta vira tentativa

• Resultado vira frustração

Aqui no Planning, sou eu quem cuida dessa parte desde 2020 unindo minha bagagem com parceiros estratégicos que me ajudam a construir uma comunicação mais inteligente, humana e conectada.

Errando pra caramba mas aprendendo no caminho!

Se você ainda não sabe exatamente pra quem está vendendo, esse é um ótimo ponto pra organizar agora.

Converse com seu time ou busque especialistas na área 💙

Se for pra falar sobre estratégia de marca e marketing, no momento eu só indico a Litlle Monster ou a Sobé Estratégias (inclusive, também bebo dessas fonte e as honro porque aprendo muito).

Do Insight à ação

Ufa! Chegamos até aqui com mais 6 camadas importantes que sustentam a organização de uma empresa (por dentro e por fora).

E talvez agora você esteja sentindo aquele misto de:
"Quanta coisa, por onde eu começo?"

A minha dica é: comece por onde dói mais.
Escolha um ponto. Um só.
E se pergunte: o que, se fosse organizado agora, já mudaria muita coisa?

Pode ser a cultura que ainda está implícita, os projetos que estão soltos, os OKRs que nunca saem do papel, o caos das informações espalhadas ou até a comunicação truncada com o time.

Não tente resolver tudo de uma vez.
Organizar é um ato contínuo.
E você não precisa estar 100% pronto(a) pra dar o primeiro passo.

Essa newsletter não é um manual, é um convite.

Um convite pra pensar, testar, ajustar, aprender e seguir construindo uma empresa com mais paz no coração.

E se você quiser apoio prático nesse caminho, a consultoria do Planning is Cool existe exatamente pra isso.

Enquanto isso, eu te espero aqui no próximo domingo pra ler a terceira e última parte dessa edição 💙

Com afeto,