Por que um projeto existe dentro de uma empresa?

Tive duas reuniões essa semana com situações totalmente diferentes, mas que me fizeram trazer a resposta dessa pergunta para a conversa.

Uma delas, foi com uma cliente da consultoria que me disse: “A gente tem ótimas ideias, o time engaja, a gente começa, mas aí vem a rotina ou outras demandas e tudo isso se perde, então, parece que sempre começamos as coisas, mas não conseguimos terminar elas”.

E a outra foi com uma pessoa do time do Planning que trouxe uma excelente ideia e eu concordo em gênero, número e grau com ela sobre e inclusive sinto a mesma necessidade, porém, uma boa ideia no timing errado não dá pra ser executada.

Foi conversando que nós duas entendemos que não caberia agora e isso foi pra lista de ideias pro futuro, sabemos que vamos fazer, só não será nesse trimestre.

Em ambos os casos, ouvi-las foi extremamente importante e me trouxe a tona o motivo pelo qual um projeto existe dentro de uma empresa, o que foi ótimo pra relembrar porque se a gente não cuidar, na emoção das ideias quer abraçar o mundo e tentar colocar São Paulo dentro de Curitiba, só que não cabe 😅

Poderia ser facilmente eu na figura acima essa semana olhando pra coisas que eu quero fazer mas não cabe agora hahahaha olha, às vezes a mente criativa que tem 100 ideias por minuto sofre, viu? Eu tenho que me controlar pra não cair na armadilha de ideias sem fim e focar no que de fato realmente importa, manter o foco é difícil mas tenho me puxado pra isso.

Talvez você se identifique com algum dos 2 casos acima:

• Sempre começando novas ideias, mas nunca concluindo

• Tendo boas ideias, que realmente importam, que realmente são boas, mas não cabem no seu tempo agora e você só conseguiu perceber isso porque tem objetivos claros

Ou talvez você só esteja sentindo curiosidade pra ler sobre o porquê um projeto existe dentro de um empresa e na edição de hoje quero compartilhar com você sobre isso e também sobre como enxergo projetos.

Essa simples pergunta “Por que um projeto existe dentro de uma empresa?”nem sempre é algo natural do nosso fluxo de pensamento no dia a dia, mas tem um impacto gigante pra trazer a gente pro eixo de novo e relembrarmos o essencial.

Não é uma pergunta óbvia e nem todo mundo se pergunta isso no dia a dia, mas espero que após ler essa edição isso seja algo que você leve pro seu fluxo de pensamento e toda vez que você tiver uma ideia ou seu cliente tiver uma ideia se pergunte:

“Por que esse projeto vai existir dentro da empresa?” e ao longo dessa edição, vou trazer outras perguntas estratégicas que podem te ajudar a ser alguém que vê além do óbvio e decide pensando em resultados e não em vontades.

E para ficarmos na mesma página quando o assunto é projeto, vamos começar do básico agora:

O que é um projeto?

Quando eu entendi o que era um projeto, meu jeito de pensar mudou.

Eu passei a ver o mundo com outros olhos, a perceber os projetos existentes, a pensar e agir de um jeito diferente porque entendi que era ali que “tudo se conectava” em prol de um resultado e ainda tem começo, meio e fim, dá pra medir e aprender 🤩

É por isso que falar de projeto sempre me emociona porque eu sei que projetos causam real transformação dentro das empresas e na vida das pessoas, tem uma frase que costumo dizer e realmente acredito muito nela:

Mas, na prática, o que é um projeto?

Em resumo, de acordo com o PMI (Project Management Institute) é um esforço temporário que envolve um conjunto de atividades que existem para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo no final.

Todo projeto é:

Temporário, porque tem começo, meio e fim.

Projetos nascem pra aproximar a empresa de seus objetivos estratégicos, pra resolver um problema, atender uma necessidade ou aproveitar uma oportunidade e termina quando o objetivo é alcançado.

Diferente de um processo, que é contínuo e cíclico, o projeto acontece dentro de um período de tempo, sempre vai ter um objetivo no final e é no final que a gente entende se o projeto agregou valor de fato ou não.

Único, porque, mesmo que pareça com outros, nunca é igual.

Cada projeto carrega o contexto, as pessoas, as decisões e as condições daquele momento, é algo muito particular de cada empresa mas, mesmo que você repita um tipo de projeto inúmeras vezes, nunca será o mesmo porque muita coisa muda e impacta e todo projeto traz aprendizados que nos fazem melhorar no próximo.

Nenhum lançamento, nenhuma reestruturação, nenhum sistema criado é exatamente igual ao anterior e é isso que torna o gerenciamento de projetos tão desafiador e, ao mesmo tempo, tão fascinante.

Transformador, porque entrega algo que antes não existia.

Pode ser um produto, um serviço, uma estratégia, uma experiência ou até uma nova forma de trabalhar como a melhoria de um produto ou serviço ou a melhoria de um processo X dentro da empresa também.

Um bom projeto não é apenas um conjunto de tarefas, é uma intenção estruturada, ele conecta propósito e execução e traduz uma ideia em plano, um plano em ação e uma ação em resultado.

E o mais importante: ele cria impacto.

Os projetos sempre deixam rastros de aprendizado, de mudança e de evolução.

Não é à toa que as empresas mais maduras pensam seus movimentos em forma de projetos, porque é através deles que a estratégia sai do papel e a cultura se transforma na prática.

Exemplos de projetos no dia a dia de uma empresa:

• Criar um novo produto ou serviço

• Fazer o lançamento de um produto (uma campanha de vendas)

• Implantar um sistema de gestão no Notion pra centralizar a operação

• Reestruturar o setor de marketing ou vendas

• Criar um programa de onboarding de novos colaboradores

• Otimizar o processo comercial pra ganhar eficiência e previsibilidade

• Fazer um rebranding da marca pra refletir uma nova fase

• Implementar automações com IA pra reduzir tarefas manuais

• Melhorar o processo de criação de conteúdo

Aqui no Planing por exemplo, gerenciamos e executamos projetos de melhoria de processos dentro das empresas, você pode assistir alguns de nossos cases aqui.

Cada um desses exemplos representa uma mudança grande ou pequena na forma como a empresa funciona e é justamente essa mudança que caracteriza um projeto!

Agora que a definição está clara, vem a pergunta que realmente muda o jogo:

Por que um projeto existe dentro de uma empresa?

Primeira coisa pra gente alinhar: não é o projeto que dá sentido à estratégia, é a estratégia que dá sentido ao projeto.

Ou seja: um projeto nasce pra aproximar a empresa dos seus objetivos estratégicos.

Pra mover a empresa do ponto A pro ponto B.

Parece técnico, mas é profundamente humano porque toda mudança envolve pessoas, escolhas e energia.

E é por isso que empresas maduras não começam projetos por empolgação, elas começam por diagnóstico.

Projetos são o elo entre a estratégia e a execução, eles são o caminho prático que transforma uma visão em resultado.

A estratégia diz o que precisa ser alcançado.

O projeto mostra como isso vai acontecer (mas ele é uma hipótese, só no final vamos descobrir se foi um projeto bem-sucedido ou não, se alcançou o objetivo ou não).

E o processo sustenta o que o projeto criou.

Essa ordem importa e é onde a maioria das empresas se perde.

Sem estratégia, o projeto é um tiro no escuro.

Sem projeto, a estratégia é um sonho não realizado.

Sem processo, o projeto vira um esforço que se repete e se perde no tempo, tipo o exemplo que eu falei da cliente no início dessa newsletter.

Quando você entende isso, percebe que o verdadeiro papel dos projetos é acelerar a maturidade da empresa.

Eles servem pra testar hipóteses, corrigir ineficiências, expandir fronteiras, preparar terreno.

Mas nada disso acontece quando o projeto nasce sem sentido.

Vamos ser honestos, o maior desperdício dentro das empresas não é financeiro é o desperdício de energia humana.

E não existe nada mais cansativo do que trabalhar em algo que ninguém sabe explicar o porquê.

Quando o propósito não está claro:

• As pessoas executam sem entender o impacto.

• As prioridades se confundem.

• As decisões ficam reativas.

E a empresa gasta energia em coisas que não sustentam o que é realmente estratégico.

Projetos sem propósito se tornam projetos-zumbis: eles continuam andando, consumindo tempo, energia e pessoas, mas já morreram há meses…

E o que é pior, eles alimentam uma cultura de desorganização e cinismo, as pessoas começam a achar que “é tudo mais do mesmo”, e param de acreditar nas ideias novas.

A perda de confiança começa quando o time percebe que os projetos não têm direção, apenas urgência.

Na minha humilde opinião, eu acredito que a maturidade de uma empresa é medida pela maturidade dos seus projetos.

Em empresas imaturas, os projetos são caóticos, difusos e pessoais. Em empresas um pouco mais maduras, eles são intencionais, documentados e coletivos.

A diferença está no raciocínio.

Empresas imaturas perguntam “O que precisamos fazer agora?” e empresas com um nível de maturidade mais elevado perguntam: “Por que precisamos fazer isso agora?”

E essa inversão muda tudo. Muda o planejamento, o orçamento, as reuniões e até o nível de estresse.

Quanto mais clara é a razão de um projeto existir, mais sustentável é a gestão e mais inteligente é o crescimento.

Se você está trabalhando hoje num projeto que não te aproxima dos seus objetivos estratégicos, repense o motivo, se ele não contribui para os resultados que você quer alcançar, ele está sendo feito por qual razão?

Será que você está focando naquilo que realmente importa?

Como decidir quais projetos priorizar?

Na prática, possivelmente voce está envolvido(a) em um ou mais projetos, certo?

Entender o que priorizar é essencial, você só vai conseguir fazer isso se tiver uma clareza estratégica de quais são os seus objetivos e aí sim pensar em quais projetos priorizar com base em critérios que importam para a empresa.

Se você ainda não tem um planejamento estratégico, volte duas casas, contrate o Planning is Cool e aí sim crie uma estrutura que vai te dar mais clareza pra 2026.

Mas, se você já tem os objetivos estratégicos, imagino que também já tenha suas iniciativias (projetos ou atividades) que te aproximam dos resultados esperados né.

Ou, pode ser que você não tenha nenhum dos 2 e talvez até te falte clareza do que você tá fazendo agora, então, para um pouquinho só hoje e pensa…

1. Liste o que realmente está em andamento

Abra seu Notion, planilha ou o que você usa hoje e escreva tudo que está sendo feito no momento: lançamentos, melhorias, automações, reestruturações, campanhas, treinamentos… tudo.

Que projetos estão rolando hoje?

Essa simples visão já vai te mostrar a quantidade de energia que a empresa está gastando e com o quê.

2. Classifique cada projeto por tipo e por objetivo estratégico

Agrupe por áreas (marketing, produto, operações, pessoas etc.) e conecte cada projeto a um objetivo estratégico, ah, e aqui vai um alerta: se não te aproxima de onde tu tá indo, tá fazendo por qual razão?

Todo projeto precisa responder:

• O que queremos alcançar com isso? Qual é objetivo do projeto?

• Qual indicador ou meta esse projeto impacta dentro da empresa?

• Ele resolve um problema, aproveita uma oportunidade ou previne um risco, o que? Por que ele existe?

Projetos que não têm resposta pra essas perguntas provavelmente não deveriam estar acontecendo.

3. Atribua dono, prazo e status

Nenhum projeto existe sem dono, alguém que o puxe, organize e garanta sua evolução, talvez você tenha ou seja a figura do(a) gerente de projetos dentro de uma empresa, ou talvez não tem um gerente do projeto especificamente (pensando em papel) mas na prática se existe um projeto, precisa existir alguém que gerencie isso.

Defina também:

• Prazo de início e de encerramento (mesmo que seja uma estimativa).

• Status: ativo, em pausa, concluído ou cancelado.

• Próximo passo claro: o que precisa acontecer até a próxima reunião de acompanhamento?

Esse tipo de clareza faz o time respirar.

A sobrecarga diminui porque as pessoas sabem onde focar e a liderança passa a tomar decisões com base em fatos, não em achismos.

Empresas organizadas não são aquelas que fazem tudo são as que sabem o que não fazer agora. Elas entendem que priorizar é proteger energia, e energia é o recurso mais caro de uma empresa.

Se você precisa de ajuda para criar um ambiente para gerenciar os seus projetos ou melhorar seus processos, contrate a consultoria do Planning is Cool.

Se você precisa de um(a) gerente de projetos, contrate um de nossos alunos ou alunas.

Quando o assunto for gestão de projetos, processos, estrutura e organização, chama o Planning 💙

#PensePorProjetos #PenseEmProjetos

Do insight à ação

Espero de verdade que essa edição tenha te dado insights por aí e que você nunca mais inicie um projeto sem se perguntar “Isso vai contribuir com meus objetivos estratégicos?”

Se a resposta for não, é não, simples assim (mas eu sei que na prática nem sempre é fácil, se eu não cuidar, escorrego nisso).

Se a resposta for sim, aí você precisa analisar outros critérios também, o impacto, a geração de valor, os recursos disponíveis (tempo, dinheiro, energia, pessoas) e se cabe agora, se não cabe agora, você pode anotar isso numa lista de ideias para o futuro e quando for o momento certo, colocar esse projeto no mundo.

Ter ideias é algo muito fácil, o difícil mesmo é sustentar o todo e ter bons resultados, o difícil é transformar essa ideia num plano de execução, planejar, executar, monitorar e encerrar.

Escrevi um pouco sobre isso na edição Até quando você vai confundir esforço com estratégia? Você também pode ler :)

Eu sei que sem uma base às vezes fica difícil, mas primeiro concentre-se em entender como o que tem sido feito atualmente se conecta com os objetivos estratégicos dentro da empresa.

Faça o melhor que puder com aquilo que tem em mãos hoje.

Tenha uma visão mínima de lista de projetos, pra saber o que está ativo e busque caminhos de conectar isso com a estratégia.

Um time que trabalha no escuro está sempre perdido, todo mundo diz que tá cansado e sobrecarregado, mas de que? o que realmente está sendo feito?

Se você lidera uma empresa ou uma equipe hoje, você precisa ser expert na arte de fazer acontecer mas não só isso, na de construir pontes e caminhos também.

Os projetos nascem da estratégia, então, depois de entender isso fica um pouco mais claro conectar com a intenção e medir isso no dia a dia.

Afinal, o que não pode ser medido, não pode ser gerenciado de acordo com o Deming.

Se você quer descobrir como fazer isso, nós podemos te ajudar.

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