15 formas de organizar (de verdade) uma empresa | Parte 3

“Como eu posso organizar melhor as coisas aqui na empresa?”

Essa é uma das perguntas que mais escuto há mais de 5 anos e quase sempre vem carregada de cansaço, frustração, ou até culpa.

Quem pergunta isso não tá buscando uma planilha mágica...

Tá tentando respirar no meio do caos.

Tá buscando clareza onde tudo parece urgente.

Tá pedindo, no fundo, por um pouco de leveza pra continuar e manter a sanidade mesmo em meio a correria do dia a dia.

Mas aí vem o dilema:

• “Por onde eu começo?”

• “O que eu organizo?”

• “E se eu organizar tudo e ainda assim não der certo?”

Eu sei. Porque eu já estive aí. E ainda me vejo nessa pergunta cada vez que minha empresa muda de fase, cada vez que eu cresço mais rápido do que a estrutura aguenta.

Foi por isso que escrevi essa série.

Essa não é uma newsletter de respostas prontas.

É um convite pra pensar. Pra olhar com mais amor (e menos julgamento) pro que existe hoje e criar espaço pro que pode ser.

O que você vai ler aqui hoje são os últimos 5 pontos da série “15 formas de organizar (de verdade) uma empresa”. Mas mais do que métodos, você vai encontrar possibilidades.

Se você ainda não leu a parte 1 e 2:

Clique aqui para ler a parte 1

Clique aqui para ler a parte 2

Sim, essa edição foi dividida em 3 partes e hoje é a última.

Essa newsletter é pra quem já se perguntou:

• “Será que sou eu que tô fazendo errado?”

• “Será que só comigo as coisas são tão confusas assim?”

• “Será que dá pra crescer sem se perder a sanidade?”

Sim. Dá. Mas começa com coragem. E com perguntas honestas.

Vamos olhar pra elas juntos? Continue a leitura:

11. Quais são os papéis e quem são os protagonistas dentro da empresa?

Ou, em outras palavras: quem faz o que?

Tem uma frase do Ram Charan, especialista em negócios e cultura organizacional, que diz: "A execução falha quando a responsabilidade não está clara."

E é exatamente isso.

Muita empresa trava não por falta de capacidade, mas por falta de clareza de papéis. Todo mundo faz “de tudo um pouco”, mas ninguém é dono de nada. A bola cai no chão e ninguém sabe quem deveria ter pegado.

A primeira pergunta que eu sempre faço é: “Pra sustentar o seu negócio hoje, de quem você precisa?”

Essa pergunta vem antes de pensar em contratação, organograma ou salário. Porque se você não sabe quem precisa estar com você, você também não vai saber:

• Quem contratar pra fazer o que (precisa ter uma justificativa né)

• Quem manter (com base em quais critérios)

• Quem tá sobrecarregado (com o que? precisa de ajuda onde?)

• Quem talvez não esteja mais alinhado com o que a empresa precisa agora (porque você precisa saber o que a empresa precisa)

Eu gosto de partir disso:

• Se esse papel precisa existir, quem vai ser protagonista dele?

• Que tipo de pessoa?

• Com quais responsabilidades?

• Quais competências?

É aí que nasce a matriz PRC, que a gente usa aqui no Planning is Cool!

Ela é um documento que eu conheci em 2019 através do Paulo de Tarso, inclusive temos um vídeo falando sobre isso no canal do Youtube do Planning, você pode assistir depois:

Ela é um documento que você preenche colocando:

• Papel

• Responsabilidades

• Competências (técnicas e comportamentais).

E o mais legal? Isso não é só um documento de RH. Essa matriz PRC se transforma em:

• Base pra publicação de vagas

• Roteiro pra entrevistas

• Plano de onboarding

• Plano de desenvolvimento

• Referência pro feedback e até apoio no desligamento (se for necessário)

Quando as pessoas sabem o que se espera dela, o jogo fica mais limpo, mais leve e muito mais justo.

Ah, e claro: isso também pode ser base até pra elaboração do contrato, assim todas as coisas se conectam e tem um motivo de existir.

Alinhamento de expectativa é base de cultura.

E sim, aprendi isso errando. Tendo que apagar incêndio, fazer reunião depois da crise, demitir sem preparo, recontratar às pressas...

Hoje, cada papel aqui dentro tem sua matriz PRC viva no Notion.

As pessoas podem mudar, mas os papéis continuam existindo enquanto forem necessários.

E isso muda tudo.

Dá clareza pra quem lidera, pra quem executa e pra quem ainda vai entrar.

Vou deixar aqui um print de como organizamos isso no Planning, quem sabe te inspira a fazer igual (ou melhor):

Além disso, se fizer sentido ter um organograma no seu modelo de negócio ou algum outro tipo de guia visual, tenha, faça.

O importante é você e o time e pessoas envolvidas terem clareza de quem faz o que e um lugar onde isso exista de forma escrita e de fácil acesso. Não precisa ser complexo, pode ser simples.

O simples funciona.

12. Que áreas existem dentro da sua empresa?

Essa é uma pergunta que parece grande demais, né?

“Áreas? Mas sou só eu e mais quatro pessoas…” 

Ou então: “A gente faz tudo junto, sem divisão formal.”

Se está funcionando, feshow. Se não, repensa =)

Maaaaas, vou te contar uma coisa: toda empresa já tem áreas. Mesmo que você ainda não tenha nomeado.

E nomear é o primeiro passo pra dar clareza pra você, pra equipe e pro crescimento que você quer ver acontecer (se fizer sentido, é claro!)

Áreas organizam, não engessam. 

Não estamos falando de montar um organograma corporativo gigante ou de uma coisa engessada e chata, eu tô falando sobre entender o que sustenta um negócio, entender sobre as pessoas e seus papéis é importante, mas quais espaços essas pessoas irão ocupar? Isso impacta no que?

Estamos falando de dar nome ao que já existe, e criar espaço mental e prático pra cada parte do seu negócio funcionar bem.

No Planning, mesmo quando éramos só eu e mais uma pessoa, a gente já tinha clareza sobre as áreas que sustentavam a empresa:

• Marketing: comunica o que fazemos e isso ajuda as pessoas certas a nos encontrarem

• Comercial: conversa, ouve, vende com propósito, constrói relacionamentos

• Produto/Serviço: entrega a transformação prometida

• Financeiro: cuida dos recursos, da saúde e da longevidade da empresa

• Operações: garante que tudo funcione com ordem e fluidez

• Pessoas & Cultura: cuida de quem cuida da empresa

• Relacionamentos: constrói parcerias intencionais e estratégicas pra fortalecer o negócio

Hoje temos isso visível no nosso Notion, com um mapa das áreas e os responsáveis por cada uma.

Mesmo que uma pessoa esteja em mais de uma área o que importa é ter clareza do papel de cada uma no todo.

O que isso muda?

Quando você define as áreas da sua empresa, você:

• Entende melhor o que tá funcionando e o que não tá

• Distribui melhor as responsabilidades

• Enxerga onde tem sobrecarga

• Identifica onde precisa de ajuda

• Começa a liderar com mais clareza e visão porque sabe o que sustenta o teu negócio

Ter áreas é dar forma ao invisível que sustenta o todo e ter clareza disso.

É criar lugares onde as ideias moram, onde os problemas têm dono, onde o caos encontra limites.

E isso traz uma paz… Uma sensação de que dá, sim, pra crescer com estrutura. Com leveza. Com clareza.

Aqui está como esse mapa de áreas ficou no nosso Notion e você pode adaptar pro seu negócio:

Cada espaço desses tem suas particularidades e tudo foi criado de acordo com a realidade e necessidade da nossa empresa e dos nossos clientes.

É algo 100% artesanal olhando pra potencializar aquilo que a gente precisa.

Cada área tem uma liderança (mesmo que eu por exemplo lidere o marketing, comercial e produtos).

Eu acho isso legal pra caramba porque sinto que valoriza e profissionaliza o que eu faço, sabe?

Me dá clareza pra eu não me iludir achando que eu sou uma pessoa apenas ocupada, (eu sei onde meu tempo tá indo e sou a guardiã dele).

O Planning é uma empresa pequenina, eu escolhi ter uma empresa boutique e 100% remoto então eu preciso cuidar do meu tempo e usá-lo com intenção.

Não quero ser gigante, quero ser relevante e atender empresas de impacto e valor, que entendem e priorizam a conexão entre pessoas, projetos, processos e tecnologia mas mais do que isso: melhoram o mundo e a vida das pessoas.

Nossos clientes são especiais porque entendem que não existe uma fórmula mágica e são pessoas que trabalham com muita dedicação, eles querem melhorar, eles pedem ajuda e estão de fato construindo uma empresa.

Nós temos alguns pontos em comum, é por isso que dá match:

• Nos importamos com as pessoas

• Valorizamos estrutura e coisas que permanecem

• Priorizamos a saúde e buscamos menter a sanidade mesmo nesse mundo tão complexo e acelerado atualmente

• Jogamos o jogo do longo prazo

• Estamos construindo uma empresa que sustente a vida que a gente quer ter

• Olhamos pra lucro e não só faturamento

• Nosso trabalho agrega valor para o mundo

• A gente sente prazer no que faz

E sabe, as vezes as pessoas pensam que por terem empresas pequenas não precisam de estrutura, eu discordo fortemente disso.

Mesmo que você seja:

• CEO ou sócio(a) de uma empresa já mais estruturada e madura

• Uma EUpresa

• Seja autônomo

• Líder dentro de alguma empresa

• Gerente de projetos

Isso se conecta com pessoas que, de alguma forma, buscam agregar valor ao ambiente em que atuam, entendendo que trabalham para si mesmas independentemente do papel ou do formato de trabalho. Para si, junto com outros.

Ahh, e tem uma frase "famosa” de empresários que diz “primeiro cresce, depois organiza”. 

Eu sempre me pergunto: Mas ué? Não dá pra ter pelo menos o básico organizado? eu prefiro 1% melhor a cada dia do jeito que cabe…

Sou suspeita porque eu gosto de ter estrutura, a estrutura me permite ser flexível e criativa, eu vejo processos como aliados e não inimigos. E você, tem olhado pra eles como?

Algumas empresas querem milagres, mas a verdadeira “mágica” tá em fazer o básico bem feito e com intenção (só que eu sei que é difícil, tá? eu também passo por isso — e como!)

Importante: cada área é organizada de acordo com as necessidades da área, nenhuma coisa é igual a outra. São universos diferentes.

De quais áreas você cuida hoje?

13. Que rituais criam conexão humana?

Rituais não são só reuniões. São pontos de encontro intencionais. Momentos que dizem: "ei, isso aqui importa pra gente".

Eles constroem cultura, criam segurança e ajudam a manter o time unido mesmo à distância como é o caso do Planning.

Detalhe: esse time é 100% remoto e esse foi o efeito dos rituais em 1 mês.

Lá no canva de cultura que compartilhei contigo na parte 2 dessa edição inclusive tem um espaço pra você preencher os rituais, mas não é só preencher né?

Eu sempre falo sobre criar coisas vivas, ou seja, pegar o que foi preenchido lá e trazer pro dia a dia. Percebe como as coisas vão se conectando no todo?

E ó, não adianta seguir fórmula de empresa grande ou copiar o que tá no LinkedIn ou no Instagram não, é irreal e até cruel dependendo do seu contexto.

O segredo é perguntar: nesse momento do nosso negócio, o que a gente precisa sustentar com frequência?

Alguns rituais que funcionam bem por aqui e quem a nossa atenção (atualmente) porque a gente muda quando é preciso, mas a base é essa:

• Planejamento anual

• Planejamento trimestral (OKRs)

• Planejamento semanal

• Revisão/retrospectiva semanal

• Radar 1x na semana (juntando todas as áreas e isso nasceu só agora em 2025 porque antes eu não tinha essa necessidade).

• Alinhamento entre C-level e áreas 1x na semana

• Governança 1x ao mês

• Melhoria contínua quinzenal (focada em serviços e produtos)

• Reuniões 1-1 onde os líderes estão com seus liderados

• Show & Tell 1x ao mês pra gente compartilhar sobre avanços e aprendizados de um mês para o outro e manter todas as pessoas integradas com a visão do todo da empresa

Como organizar na prática? 

1. Defina isso pensando nos rituais que são necessários

2. Combine/alinhe com seu time

3. Crie eventos recorrentes no Google Agenda, com o nome, link e objetivo claro de cada reunião.

Não marque reunião sem explicar o porquê (cansaço de reunião vem da falta de sentido, não da frequência.)

E claro, tenha um modelo de pauta para os rituais porque isso porque facilitar e guiar, aqui nós usamos o Notion pra isso.

14. Quais serviços, produtos ou soluções existem na empresa?

Uma das formas mais eficientes de organizar uma empresa é saber exatamente o que ela entrega.

Pode parecer básico, mas não é raro encontrar negócios com propostas incríveis… e zero clareza sobre o que, de fato, oferecem.

O time se confunde, os processos se perdem, e o marketing, comercial ou suporte dependem da memória (ou da sorte).

Aqui no Planning, tudo começa em um lugar: nossa database central de produtos e serviços, ela existe lá dentro do escritório compartilhado do Planning, no Notion.

E ali eu (o time e qualquer pessoa) consegue ver tudo o que existiu ou existe dentro da empresa hoje:

• Infoprodutos (como cursos, workshops, sistemas)

• Serviços (consultorias, mentorias, criações personalizadas)

• Status de venda (ativo ou suspenso)

• Tipo de entrega

• Links úteis

• Materiais de apoio, pitch, apresentações

Cada produto ou serviço tem sua “ficha com informações completas” (que é a página dentro da database no Notion) o que facilita muito na hora de contratar, divulgar, apresentar ou reativar algo que ficou parado.

Foi daí que nasceram duas estruturas complementares no Planning: a área de produtos e a área de serviços.

A área de produtos funciona como um “QG interno” onde a gente respira tudo que envolve os produtos digitais da empresa.

Assim ó:

Essa central ajuda a equipe a acompanhar o que tá rolando, o que tá sendo planejado e o que precisa de revisão.

Ela também serve como referência para tomar decisões estratégicas e para não deixar boas ideias morrerem por falta de acompanhamento.

Por que isso importa? Quando você junta tudo isso (a base central, os filtros, as áreas separadas) você ganha algo que vai muito além da organização:

Você ganha visão.

E com visão, vem a clareza. E com clareza, vem a estratégia. E com estratégia, vem movimento. Porque tudo flui melhor quando as coisas estão no lugar certo, com a intenção certa.

Se hoje você sente que seu negócio tá confuso, começa por aí: cria uma base, nomeia o que existe, centraliza o que tá solto. Não pra deixar tudo engessado. Mas pra deixar tudo mais vivo e fácil pra você e pra todos.

Se pergunte: onde eu posso centralizar as informações sobre os nossos serviços e produtos de um jeito simples, útil, eficiente, que respeite a realidade da empresa e traga o que é preciso pra equipe trabalhar?

15. O que foi combinado nas reuniões?

Aqui no Planning, a gente entendeu que não dá pra confiar só na memória. Por isso, criamos uma estrutura que sustenta o que foi combinado: a nossa página de notas de reuniões dentro do escritório compartilhado no Notion.

Eu Duda, uso 3 databases diferentes para reuniões, a do print acima é a geral → compartilhada com o time. Fora essa eu tenho as reuniões de goverança e particulares.

Essa página de notas de reunião no Notion é conectada com todo o nosso sistema de gestão.

Nela, temos:

• Uma database com todas as reuniões agendadas e passadas (com data, projeto, tipo, participantes e links úteis)

• Integração direta com os projetos e áreas envolvidas

• Acompanhamento por responsável

• E o mais importante: registro vivo do que foi combinado

Isso nos dá segurança e continuidade.

O que foi falado ali, está registrado. O que ficou de responsabilidade, tem nome e prazo.

E pra facilitar o processo (e evitar começar toda reunião do zero), temos uma “galeria de templates prontos” para cada tipo de encontro, ó:

A gente construiu isso pensando na realidade e necessidades da empresa e das pessoas envolvidas, áreas, etc.

Esses modelos otimizam nosso tempo, já temos estrutura e isso nos permite trocar e criar, focar no que realmente importa.

A reunião começa antes do encontro, ela começa na construção de uma boa pauta.

Esses modelos garantem que a gente não perca o fio da meada, inclusive no Notion estão como reuniões recorrentes e a pauta já vem prontinha pra gente 🍃

Eles trazem consistência, mesmo com pessoas diferentes conduzindo. E mais do que isso: ajudam a transformar encontros em decisões, e decisões em ação.

E se você quer uma empresa mais organizada:

A primeira coisa que precisa fazer é parar de repetir conversas e começar a dar continuidade ao que foi acordado.

E bom, esse é o final da lista de 15 perguntas pra te ajudar a pensar em como organizar (de verdade) uma empresa, pra ter a base mínima de uma estrutura que possa te dar paz mental, clareza e direção — pra você e pra quem trabalha com você.

Do Insight à ação

Se você chegou até aqui, talvez esteja sentindo aquele misto de “ufa, entendi muita coisa” com “e agora, por onde eu começo?”.

E tá tudo bem sentir isso.

Organizar uma empresa não é só sobre entender os conceitos é sobre ter coragem de aplicar, no seu tempo, do seu jeito, com o que faz sentido agora.

Recebi ontem esse story com a marcação de uma aluna e ela trouxe exatamente isso:

Por isso, antes de sair mudando tudo, te convido a respirar. 

É sério, respira fundo aí umas 2x no mínimo.

E aí agora você precisa olhar com honestidade pra sua realidade atual, entender o teu momento, a tua hora, não se comparar com fulano ou sei lá quem, agora é hora de olhar e entender o que é possível dentro da sua realidade.

E que é sim necessário existir um espaço de tempo pra pensar sobre o que é importante pra aquilo que você está construindo.

É um espaço pra ter uma empresa mais leve, mais eficiente, mais alinhada com quem você é e com onde você quer chegar.

É esse espaço que dá lugar à comunicação eficiente. Ao fluxo natural. À clareza.

E a clareza, como você já sabe, é o que dá direção. E direção é o que permite o movimento.

Se pergunte:

• O que precisa do meu foco agora? Talvez seja justamente aquilo que vem tirando sua paz mental e que, se resolvido, te permitiria descansar com mais tranquilidade.

• Onde vai ter mais impacto?

• Ou, quais ganhos rápidos eu posso ter a partir dessas 3 edições de newsletter?

Se tem algo te doendo nesse assunto ou te faltando, talvez seja a hora de preencher com algo que vai te ajudar a ter mais sanidade no dia a dia.

E, deixe fluir 🍃

Peça ajuda, converse com sua equipe ou com seus pares, teste coisas novas e o mais importante: não tenha medo de mudar, mas lembre-se que mudanças podem ser desconfortáveis no início.

Se essas edições te inspiraram, então é hora de se movimentar. Mesmo que seja só um passo.

Espero do fundo do meu coração ter trazidos insights e boas perguntas pra te ajudar a pensar sobre o seu negócio ou carreira.

Eu sei que muitas vezes falta espaço pra troca e fala sobre esses assuntos então é bom poder compartilhar aquilo que vivo e sei com a intenção de ajudar alguém que talvez só precisa de uma pausa, refletir e entender como agir.

E que essas perguntas e possíveis caminhos tragam boas respostas para os futuros que você pode criar.

Posso te pedir uma coisa?

Se essa série te tocou de algum jeito, se te trouxe clareza, paz, incômodo bom ou vontade de mudar alguma coisa aí dentro, me conta?

Saber que tem alguém do outro lado faz toda a diferença pra mim. Ainda tô descobrindo o melhor formato, os temas que mais te ajudam, o jeito certo de estar presente por aqui. E a sua resposta pode me guiar nesse caminho.

Me escreve com um insight, uma dúvida, uma frase que ficou ecoando. Ou só pra dizer: "li até o fim”?

De verdade: vou amar ler uma resposta sua.

É isso!

Até domingo que vem, te vejo aqui às 08h08.

Bom semana pela frente e não esquece de contar sua opinião sobre essa edição da newsletter.

Com afeto,